Pilotprojekt Dokumentenautomatisierung

🎯 Erfolgskriterien (VOR Start definieren)

Diese 5 Kriterien entscheiden über GO/NO-GO nach 4 Wochen:

1. Datenqualität (korrekt ausgelesene Felder) ≥ 95%

2. Zeitersparnis (vs. manuelle Eingabe) ≥ 70%

3. Fahrer-Akzeptanz ("will weiternutzen") ≥ 80%

4. Technische Stabilität (Ausfallquote) < 5%

5. ROI-Plausibilität (Hochrechnung) ≥ 200%

Entscheidungsregel

4-5 Kriterien erfüllt: GO für Rollout
3 Kriterien erfüllt: Pilot verlängern (2-4 Wochen)
< 3 Kriterien erfüllt: NO-GO oder fundamentale Änderungen nötig

Woche 0: Vorbereitung (vor Pilot-Start)

Pilot-Team & Baseline

Pilot-Team definiert

2-3 Fahrer (gemischtes Erfahrungslevel), 1 Disponent, 1 IT-Verantwortlicher

Baseline-Messung: Zeit pro Dokument

20 Dokumente stoppen (manuelle Dateneingabe), Durchschnitt berechnen

Baseline-Messung: Fehlerquote

50 Dokumente vergleichen (Papier vs. System), Fehler zählen

Baseline-Messung: Fahrer-Zufriedenheit

Umfrage: "Wie zufrieden mit aktuellem Papier-Prozess?" (1-10)

Hardware & Dokumentation

Hardware besorgt

3 Tablets (oder Fahrer nutzen eigene Smartphones), Ladekabel, Powerbanks

Erfolgskriterien schriftlich fixiert

Dokument mit 5 Kriterien, unterschrieben von Chef und Projektleiter

Kickoff-Termin vereinbart

1 Stunde Meeting, 1 Tag vor Pilot-Start, alle Pilot-Teammitglieder

Woche 1: Setup & Training

Tag 1: Kickoff-Meeting

Kickoff-Meeting durchgeführt

Warum? Was? Wie? WIIFM kommuniziert, Erwartungen geklärt

Tag 1-2: Technisches Setup

Tablets eingerichtet

WLAN, Login, App installiert, Test-Aufnahme funktioniert

System-Synchronisation geprüft

Test-Dokument hochladen, prüfen ob Daten im System ankommen

Tag 3: Fahrer-Training

Alle 3 Pilot-Fahrer trainiert

15 Min hands-on pro Fahrer, 1-Seite Schnellanleitung übergeben

Hotline-Nummer kommuniziert

Notfall-Kontakt hinterlegt, Fahrer wissen wen sie anrufen

Tag 4-5: Erste echte Touren

Parallel-Betrieb gestartet

Fahrer macht digital UND Papier, erste 10-20 Dokumente erfasst

Checkpoint-Meeting Woche 1

30 Min: Was lief gut? Technische Probleme? Fahrer-Feedback gesammelt

Woche 2: Optimierung & Parallelbetrieb

Probleme beheben

Technische Issues aus Woche 1 addressiert

Akku-Probleme, App-Crashes, Hardware-Issues behoben

Fahrer-Feedback umgesetzt

Z.B. besserer Stift, Powerbank, kleineres Tablet, klarere Anleitung

Datenqualitäts-Check

50 Dokumente aus Woche 1+2 geprüft

Papier vs. digitaler Output verglichen, Genauigkeit berechnet

Fehler dokumentiert

Excel-Sheet: Dokument-ID, Fehlertyp, mögliche Ursache

GO/NO-GO Entscheidung für Woche 3

Genauigkeit ≥90%: Weiter | 80-90%: Engmaschig prüfen | <80%: Stopp

Woche 3: Nur noch Digital (Testweise)

Umstellung

Umstellung kommuniziert

15-Min-Meeting: Ab jetzt digital, Papier nur Notfall-Backup

Digitaler Regelbetrieb

Fahrer machen nur noch Fotos, 100-150 Dokumente in Woche 3

Vollständigkeits-Monitoring

Täglich geprüft: Alle Dokumente da?

Disponenten checken: Jede Tour hat alle Lieferscheine

Fehlende Dokumente nachgefasst

Fahrer anrufen wenn Dokument fehlt, Ursache dokumentieren

Zeitersparnis messen

20 Dokumente gestoppt (Foto + Check)

Mit Baseline vergleichen, Zeitersparnis berechnen

Woche 4: Abschluss & Evaluation

Letzte Datensammlung

Wie Woche 3 weitermachen

Nur digital, 100-150 Dokumente, alle Metriken tracken

Fahrer-Umfrage versendet (Tag 5)

3 Fragen anonym: Einfacher? Weiternutzen? Bewertung 1-10?

Alle 5 Erfolgskriterien prüfen

1. Datenqualität berechnet

Final: 50-100 Dokumente verglichen, % korrekte Felder

2. Zeitersparnis berechnet

Baseline vs. Woche 3/4, % Einsparung

3. Fahrer-Akzeptanz ausgewertet

% der Fahrer die "würde weiternutzen" angekreuzt haben

4. Technische Stabilität berechnet

Anzahl Ausfälle / Gesamt-Dokumente * 100

5. ROI hochgerechnet

Zeitersparnis * Dokumentenmenge * Stundenlohn vs. KoBra-Kosten

Pilot-Report erstellen

Pilot-Report geschrieben

1-2 Seiten: Erfolgskriterien, Zahlen, Empfehlung (GO/NO-GO/VERLÄNGERN)

Entscheidungs-Meeting durchgeführt

1 Std: Report präsentiert, diskutiert, Entscheidung getroffen

Woche 5: Entscheidung & Nächste Schritte

Bei GO: Rollout vorbereiten

Rollout-Plan erstellt

6-8 Wochen Timeline, 5 Fahrer pro Woche, Hardware-Bestellung

Pilot-Fahrer als Trainer eingeteilt

Die 3 Pilot-Fahrer schulen neue Kollegen (Peer-to-Peer)

KoBra-Vertrag unterschrieben

Lizenzvertrag, Support-Level definiert

Bei VERLÄNGERN: Probleme adressieren

Konkrete Verbesserungen definiert

Was muss geändert werden? Wer macht's bis wann?

Neues End-Datum gesetzt

+2-4 Wochen, dann nochmal Evaluation

Bei NO-GO: Lessons Learned

Analyse: Warum gescheitert?

Technik? Change Management? Unrealistische Erwartungen?

Alternative Lösungen evaluieren

Andere ePOD-Anbieter? Andere Implementierungs-Strategie?

📊 KPI-Tracking Tabelle

Metrik	Baseline (Woche 0)	Woche 2	Ziel
Datenqualität (%)	-		≥ 95%
Zeit/Dokument (Min)			≥ 70% Reduktion
Fahrer-Zufriedenheit (1-10)			≥ 7
Fahrer-Akzeptanz (%)	-	-	≥ 80%
Technische Ausfälle	-		< 5%
ROI (hochgerechnet)	-	-	≥ 200%

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