Lieferschein-Automatisierung ohne Systemwechsel: So integriert KoBra in Ihr bestehendes TMS

"Wir haben schon ein TMS. Müssen wir das jetzt wegschmeißen?"

Nein. Definitiv nicht. Ihr CarLo, Winsped oder infreight kann bleiben. KoBra ersetzt Ihr TMS nicht – es macht die Dokumentenverarbeitung besser, die Ihr TMS nicht schafft.

Das Problem ist simpel: Ihr TMS macht Tourenplanung, Disposition, Fuhrparkmanagement perfekt. Aber beim Auslesen von handgeschriebenen Lieferscheinen? Da versagt es. Weil TMS-Anbieter keine Dokumenten-Spezialisten sind. Die bauen All-in-One-Systeme, keine OCR-Maschinen.

KoBra ist anders. Wir machen nur eins: Dokumente auslesen. In 2,3 Sekunden pro Lieferschein, mit 99,9% Genauigkeit. Und dann schicken wir die Daten an Ihr TMS. Fertig.

Warum TMS-Anbieter bei Dokumenten scheitern

Ihr TMS-Anbieter verkauft Ihnen Dokumenten-Scanning als Feature. Klingt praktisch. Ist es aber nicht.

Hier ist, was wirklich passiert: Sie scannen einen Lieferschein. Das TMS erkennt... vielleicht die Auftragsnummer. Wenn die gut lesbar ist. Der Rest? Manuelle Dateneingabe. Sie haben das Papier digitalisiert, aber nicht den Prozess automatisiert.

Warum? Weil OCR (Optical Character Recognition) schwer ist. Richtig schwer. Handschriften sind chaos. Jeden Tag ein neuer Font, neue Kringel, neue Abkürzungen. Ein TMS-Anbieter, der 47 verschiedene Features entwickelt, kann nicht gleichzeitig die beste Handschrift-KI bauen. Das ist nicht ihr Kerngeschäft.

KoBra macht nichts anderes. Wir trainieren unsere KI auf 500.000+ Transportdokumenten. Speditionen in Deutschland, Österreich, Polen. Jede Handschrift, jedes Format. Das ist der Unterschied zwischen "funktioniert manchmal" und "funktioniert immer".

Eine Spedition aus Dortmund hat uns gesagt: "CarLo konnte 40% unserer CMRs auslesen. Bei KoBra sind es 99,8%." Gleiche Dokumente. Anderes Ergebnis. Weil Spezialisierung gewinnt.

Die 5 häufigsten TMS + KoBra Kombinationen

Wir haben über 120 Speditionen angebunden. Das sind die fünf Setups, die wir am häufigsten sehen.

1. CarLo + KoBra: "Die Dokumenten-AI, die CarLo nie hatte"

CarLo macht Disposition und Tourenplanung gut. Aber die Dokumente? Die tippen Disponenten immer noch ab.

So funktioniert die Integration:

• Fahrer macht Foto vom Lieferschein (in der CarLo-App oder per WhatsApp)
• KoBra extrahiert Daten (Empfänger, Datum, Menge, Unterschrift)
• KoBra schickt Daten per API an CarLo
• CarLo aktualisiert Tour-Status automatisch

Zeitersparnis: Von 8 Minuten pro Dokument auf 15 Sekunden (nur für Foto). 93% weniger Aufwand.

Was bleibt bei CarLo: Tourenplanung, GPS-Tracking, Fahrzeugmanagement. Was KoBra übernimmt: Lieferscheine, CMR-Frachtbriefe, Wiegescheine.

Ein Kunde aus Mannheim hat das in 6 Tagen eingerichtet. Kein CarLo-Wechsel, keine Neuverträge. Einfach API-Anbindung, fertig.

2. Winsped + KoBra: "On-Premise bleibt, Cloud kommt dazu"

Winsped läuft bei Ihnen im Rechenzentrum. Das wollen Sie nicht ändern (aus guten Gründen: Kontrolle, Datenschutz). Aber Cloud-Funktionen wären schon praktisch.

So funktioniert die Integration:

• Winsped exportiert Auftragsdaten täglich per CSV oder API
• KoBra lädt Auftragsliste, wartet auf Dokumente
• Fahrer schickt Lieferschein per WhatsApp oder App
• KoBra matched Dokument mit Auftrag, extrahiert Daten
• KoBra schreibt zurück in Winsped (via API oder SFTP-Import)

Vorteil: Ihr Winsped bleibt on-premise (sicher, revisionssicher), aber die Dokumentenverarbeitung läuft in der Cloud (schnell, KI-gestützt). Beste aus beiden Welten.

Setup-Zeit: 8-10 Tage (weil Winsped API-Keys manuell freischalten muss).

3. Legacy SAP/Navision: "Keine API? CSV geht auch"

Ihr System ist alt. Die IT sagt "Da gibt's keine API" oder "Das kostet 50.000€ Anpassung". Kein Problem.

So funktioniert die Integration:

• KoBra sammelt Dokumente (wie immer)
• Jeden Abend um 18:00 Uhr exportiert KoBra eine CSV-Datei
• Ihre IT lädt die CSV automatisch ins SAP (per Batch-Job)
• Alternativ: KoBra legt CSV auf Ihrem SFTP-Server ab, Ihr System holt sie ab

Nachteil: Keine Echtzeit-Synchronisation. Daten kommen mit 1-24 Stunden Verzögerung. Vorteil: Funktioniert mit jedem System. Auch mit Excel-basierten Prozessen.

Ein Kunde mit SAP R/3 (Baujahr 2009) nutzt diese Lösung seit zwei Jahren. Läuft. Nicht elegant, aber es läuft.

4. Kein TMS (nur Excel): "KoBra als Dokumenten-TMS"

Sie haben kein TMS. Touren planen Sie in Excel, Rechnungen schreiben Sie in DATEV. Wollen Sie auch nicht ändern.

So funktioniert die Integration:

• KoBra übernimmt Dokumentenerfassung komplett
• Sie exportieren täglich eine Excel-Liste mit fertigen Daten
• Import in DATEV oder Ihr Buchhaltungssystem
• Optional: KoBra-Dashboard zeigt Tour-Status (wer hat unterschrieben, wer nicht)

Für wen: Kleine Speditionen (5-15 LKW), die "Excel + gesunder Menschenverstand" bevorzugen. Kein TMS-Overhead, aber trotzdem Automatisierung.

5. Multi-System-Chaos: "Drei Systeme, eine Dokumenten-Wahrheit"

Manche Speditionen haben historisch gewachsene IT-Landschaften. Tourenplanung in System A, Buchhaltung in System B, Fuhrparkmanagement in System C. Jedes System will die Lieferschein-Daten.

So funktioniert die Integration:

• KoBra extrahiert Daten einmal
• Schickt sie parallel an drei Systeme (via API oder CSV)
• Jedes System bekommt die Felder, die es braucht

Beispiel aus der Praxis: Spedition aus Hamburg hatte CarLo (Disposition), Lexware (Buchhaltung), eigenes Access-Tool (Lager). KoBra füttert alle drei. Ein Dokument, drei Ziele. Spart 12 Stunden Dateneingabe pro Woche.

Die 5 technischen Integrations-Wege (für IT-Leiter)

Wenn Sie technisch tiefer einsteigen wollen (oder Ihre IT fragt "Wie genau geht das?"), hier sind die fünf Integrationsmuster.

Pattern 1: REST API (JSON)

Wie es funktioniert:

• KoBra extrahiert Dokument, wandelt in JSON um
• Schickt HTTP POST an Ihr System
• Ihr System verarbeitet JSON, schreibt in Datenbank

Beispiel JSON-Payload:

{
  "document_type": "POD",
  "execution_id": "EXEC-20250117-1234",
  "sender": {
    "name": "Mustermann Logistik GmbH",
    "address": "Hauptstraße 12, 40210 Düsseldorf"
  },
  "recipient": {
    "name": "REWE Zentrallager Köln",
    "address": "Industrieweg 7, 50829 Köln"
  },
  "goods": [
    { "description": "Europaletten (EPAL)", "quantity": 24, "unit": "Stk" }
  ],
  "delivery_date": "2025-01-17",
  "signature": { "present": true, "timestamp": "2025-01-17T14:23:17Z" },
  "cmr_number": "CMR-2025-00847"
}

Vorteil: Echtzeit-Synchronisation (unter 1 Sekunde). Voraussetzung: Ihr System muss HTTP-Requests empfangen können.

API-Dokumentation: Wir liefern OpenAPI-Spec (Swagger), damit Ihre IT sofort loslegen kann.

Pattern 2: Webhook Push

Wie es funktioniert:

• Sie geben KoBra eine Webhook-URL (z.B. https://ihr-system.de/api/documents)
• KoBra schickt Daten automatisch, sobald Dokument verarbeitet ist
• Kein Polling, kein Abfragen – Push only

Vorteil: Ihr System muss KoBra nicht anrufen. KoBra ruft Sie an. Nachteil: Ihr System braucht öffentliche URL (oder VPN-Tunnel).

Pattern 3: CSV Batch Export

Wie es funktioniert:

• Täglich (oder stündlich) erzeugt KoBra eine CSV-Datei
• Sie holen sie ab (per SFTP, HTTP-Download, oder S3-Bucket)
• Import in Ihr System (manuell oder automatisiert)

Vorteil: Funktioniert mit jedem System, auch ohne API. Nachteil: Verzögerung (bis zu 24 Stunden).

Typische Anwendung: SAP, Navision, DATEV, Excel-basierte Prozesse.

Pattern 4: SFTP File Transfer

Wie es funktioniert:

• KoBra legt Dateien auf Ihrem SFTP-Server ab (CSV oder XML)
• Ihr System holt sie automatisch ab (Cron-Job, Batch-Script)
• Import läuft wie gewohnt

Vorteil: Höchste Sicherheit (kein Internet-Traffic, nur SFTP-Zugang). Nachteil: Setup aufwändiger (SFTP-Keys, Firewalls, VPN).

Typische Anwendung: Speditionen mit hohen Sicherheitsanforderungen (Gefahrgut, Pharma, Militär).

Pattern 5: E-Mail / WhatsApp Integration (No-Code)

Wie es funktioniert:

• Fahrer schickt Dokument per WhatsApp oder E-Mail an KoBra
• KoBra antwortet mit extrahierten Daten (als Text oder PDF)
• Sie kopieren Daten manuell ins System (oder gar nicht, weil KoBra-Dashboard reicht)

Vorteil: Null IT-Aufwand. Funktioniert sofort. Nachteil: Keine Automatisierung ins TMS. Nur für kleine Betriebe sinnvoll.

Typische Anwendung: Subunternehmer ohne eigenes TMS, die nur Nachweise sammeln müssen.

Implementierungs-Timeline: 7 Tage von Null auf Live

Hier ist, wie eine typische Integration abläuft. Kein 6-Monats-Projekt, keine Berater-Armada. Einfach 7 Tage, dann läuft's.

Tag 1: Kickoff & API-Zugang

Was passiert:

• Kickoff-Call (30 Min): Wir klären, welche Daten Ihr TMS braucht
• Sie bekommen API-Keys und Zugang zur Sandbox
• Ihre IT bekommt API-Dokumentation (OpenAPI-Spec)

Was Sie tun:

• IT-Ansprechperson benennen
• Liste der zu digitalisierenden Dokumententypen bereitstellen

Zeitaufwand: 1 Stunde (Ihr Team) + 30 Min (KoBra)

Tag 2-3: API-Anbindung testen

Was passiert:

• Ihre IT baut API-Call in Ihr System ein (oder wir machen CSV-Export)
• Test mit 5 Beispiel-Dokumenten
• Prüfung: Kommen Daten korrekt an?

Was wir liefern:

• Test-Dokumente (echte Lieferscheine, anonymisiert)
• Support bei API-Problemen (Slack-Channel oder E-Mail)

Typische Stolperfalle: Feldnamen passen nicht. Ihr TMS erwartet "delivery_date", wir schicken "deliveryDate". Lösung: Mapping-Tabelle (dauert 10 Minuten).

Tag 4: Pilot-Gruppe definieren

Was passiert:

• Sie wählen 2-3 Fahrer für Pilotphase aus
• Wir richten deren Zugänge ein (App oder WhatsApp)
• Training (15 Min pro Fahrer, per Video oder vor Ort)

Was Sie tun:

• Fahrer informieren: "Wir testen was Neues, gebt Feedback"
• Erste Test-Tour mit KoBra-Dokumentenerfassung

Tag 5-6: Parallel-Betrieb & Qualitäts-Check

Was passiert:

• Fahrer macht Foto vom Lieferschein (KoBra)
• UND Papier-Lieferschein (wie bisher)
• Sie vergleichen: Stimmen die Daten?

Erwartetes Ergebnis:

• 99%+ Übereinstimmung bei Standardfeldern (Name, Datum, Menge)
• Gelegentliche Fehler bei unleserlicher Handschrift (die würden Sie auch falsch abtippen)

Wichtig: Wenn Genauigkeit unter 95% liegt, stoppen Sie. Rufen Sie uns an. Das sollte nicht passieren, aber wenn, fixen wir das sofort.

Tag 7: Go-Live

Was passiert:

• Pilotgruppe schaltet auf "nur noch KoBra" um
• Papier bleibt im LKW (als Notfall-Backup)
• Sie überwachen erste 10 Dokumente live

Was wir tun:

• Live-Support (Hotline, Slack, oder Remote-Zugriff)
• Monitoring: Gibt's technische Fehler?

Entscheidung nach Tag 7:

• Wenn alles läuft: Rollout auf restliche Flotte (nächste 4 Wochen)
• Wenn Probleme: Pilot-Phase verlängern, nicht abbrechen

Real Case Study: Von 8-Wochen-Projekt zu 7-Tage-Go-Live

Kunde: Mittelständische Spedition aus Nürnberg, 35 LKW, nutzt CarLo TMS seit 2019.

Das Problem:

• 1200 Lieferscheine pro Monat
• 2 Vollzeit-Disponenten tippen Daten ab
• CarLo's OCR erkannte nur Auftragsnummern, Rest manuell
• Fehlerquote: 11% (wegen unleserlicher Handschrift)

Erster Versuch: CarLo-Modul upgraden

• CarLo-Vertrieb versprach "bessere Dokumentenerkennung"
• Kostenpunkt: 8.000€ Setup + 180€/Fahrer/Monat
• Implementierung: 8-12 Wochen (weil CarLo-Team ausgelastet)
• Ergebnis nach 3 Monaten: OCR-Quote stieg von 40% auf 65%. Immer noch 35% manuell.

Zweiter Versuch: KoBra

• Setup: 6 Tage (CarLo-API war schon vorhanden)
• Kosten: 0€ Setup + 120€/Monat Grundgebühr + 0,60€/Dokument
• Pilot mit 3 Fahrern (2 Wochen)
• Ergebnis: 99,7% Erkennungsrate

Nach 3 Monaten:

• Zeitersparnis: 67 Stunden/Monat (von 83 Stunden Dateneingabe auf 16 Stunden Kontrolle)
• Fehlerquote: 0,3% (von 11%)
• ROI: Investition amortisiert nach 7 Wochen
• Disponenten: Machen jetzt Tourenplanung statt Abtippen

Was der Geschäftsführer sagt:

"Wir dachten, CarLo muss das können. Aber die sind kein KI-Unternehmen, die sind ein TMS-Anbieter. KoBra macht nur Dokumente, und deswegen machen die's besser. Hätten wir früher machen sollen."

Häufige Fragen zur Integration

"Wird KoBra unser TMS verlangsamen?"

Nein. KoBra schickt Daten asynchron. Ihr TMS muss nicht auf KoBra warten. Wenn die API-Antwort länger als 5 Sekunden dauert (passiert quasi nie), schickt KoBra die Daten nochmal. Ihr System merkt nichts.

"Was passiert, wenn KoBra ausfällt?"

Fahrer macht wie immer Fotos. KoBra speichert lokal (auch offline). Sobald Server wieder da ist, werden Daten synchronisiert. Sie verlieren nichts. Außerdem: 99,97% Uptime (gemessen über 24 Monate). Wahrscheinlicher ist, dass Ihr TMS ausfällt als KoBra.

"Können wir erst testen, bevor wir uns binden?"

Ja. Pilot-Phase: 4 Wochen, bis zu 100 Dokumente, kostenlos. Wenn Sie danach sagen "passt nicht", zahlen Sie nichts. Wenn's passt, kriegen Sie 25% Rabatt auf die ersten 6 Monate.

"Brauchen wir IT-Kapazität für die Integration?"

Kommt drauf an. Wenn Sie REST API nutzen: Ja, 2-4 Stunden IT-Zeit für API-Call einbauen. Wenn Sie CSV-Export nutzen: Nein, Ihre IT muss nur einmal den Import-Job einrichten (1 Stunde). Wenn Sie WhatsApp/E-Mail nutzen: Null IT-Aufwand.

"Funktioniert das mit unserem alten System?"

Wahrscheinlich ja. Wir haben schon SAP R/3 (Baujahr 2007), Navision 2009, Access-Datenbanken, und "Excel + VBA-Makros" angebunden. Wenn Ihr System irgendwie Daten importieren kann (CSV, XML, API), geht's. Wenn nicht: Rufen Sie uns an, wir finden einen Weg.

Was Sie jetzt tun sollten

Sie haben drei Optionen.

Option 1: Selbst testen

• Kostenlose Test-API beantragen
• Ihre IT baut Integration in Sandbox
• 100 Test-Dokumente inklusive
• Zeitaufwand: 3-5 Stunden

Option 2: Blueprint-Session buchen

• 45-Min-Call mit KoBra-Integrations-Experte
• Wir analysieren Ihr TMS, zeigen passende Integrations-Muster
• Sie bekommen konkreten Integrations-Plan (welche API, welche Felder, welcher Zeitrahmen)
• Blueprint-Session buchen (kostenlos)

Option 3: Case Study lesen

• Lesen Sie, wie andere Speditionen KoBra + TMS kombiniert haben
• CarLo-Integration Case Study
• Winsped-Integration Case Study
• Legacy-System Integration Case Study

Fazit: Ihr TMS ist gut. KoBra macht es besser.

Sie müssen Ihr TMS nicht wegwerfen. Sie müssen nur akzeptieren, dass TMS-Anbieter keine Dokumenten-Spezialisten sind.

CarLo macht Disposition perfekt. Winsped macht Fuhrparkmanagement perfekt. Aber Handschrift-Erkennung? Das macht KoBra perfekt. Weil wir nichts anderes machen.

Integration dauert 7 Tage. Nicht 6 Monate. Und danach sparen Sie 40.000€ pro Jahr. Mindestens.

Die Frage ist nicht "ob wir automatisieren", sondern "warum wir noch warten".

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Weiterführende Ressourcen

• API-Dokumentation: Alle Endpunkte und Beispiele
• TMS-Vergleich: KoBra vs. CarLo vs. Winsped vs. infreight
• FAQ: 60+ Antworten zu Integration, Sicherheit, Kosten
• ROI-Kalkulator: Rechnen Sie Ihre Einsparungen
• Pilot-Programm: 4 Wochen kostenlos testen

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Über den Autor: Das KoBra-Team hat über 120 Speditionen an 18 verschiedene TMS-Systeme angebunden. Von SAP R/3 bis WhatsApp-only. Wenn Ihr System Daten importieren kann, kriegen wir die Anbindung hin.

Zuletzt aktualisiert: 17. Januar 2025