Häufig gestellte Fragen

KoBra Dataworks ist eine deutsche Automatisierungsagentur, die KI-Assistenten und Automatisierungslösungen für mittelständische Unternehmen umsetzt. Wir nutzen bewährte Frameworks, integrieren sie in bestehende Systeme und passen sie an konkrete Geschäftsprozesse an. Unser Fokus liegt auf praktischer Automatisierung mit messbarer Entlastung: Bei unseren Kunden nehmen KI-Assistenten 0,5 bis 20 Mitarbeiter-Kapazitäten ab, je nach Größe und Prozess.

KoBra Dataworks hat seinen Sitz in Ostfriesland, Deutschland. Wir arbeiten ausschließlich mit deutschsprachigen Teams — kein Offshore-Development. Alle Daten werden in deutschen Rechenzentren verarbeitet und gespeichert, DSGVO-bewusst und mit klaren Datenflüssen umgesetzt.

KoBra Dataworks arbeitet primär mit mittelständischen deutschen Unternehmen (50-500 Mitarbeiter), die repetitive Prozesse automatisieren möchten. Besonders geeignet sind Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen, manueller Dateneingabe oder zeitintensiver Kundenkommunikation. Typische Branchen: Spedition/Logistik, HR/Recruiting, Verkehrsbetriebe (ÖPNV).

KI-Assistenten sind Software-Systeme, die Informationen verstehen, Kontext prüfen und innerhalb klarer Regeln Arbeitsschritte vorbereiten oder ausführen. Anders als einfache Chatbots können KI-Assistenten komplexe Workflows ausführen: Dokumente lesen und verstehen, Entscheidungen treffen, E-Mails beantworten, Daten in Systeme eintragen. Bei KoBra setzen wir spezialisierte KI-Assistenten für konkrete Geschäftsprozesse um — keine generische KI, sondern kontrollierte Abläufe für Ihre spezifischen Aufgaben.

KI-Assistenten können alle repetitiven, regelbasierten Aufgaben übernehmen: Dokumentenverarbeitung (Rechnungen, Lieferscheine, Bewerbungen), E-Mail-Triage und -Beantwortung, Dateneingabe in ERP/TMS-Systeme, Terminkoordination, Kundenanfragen beantworten (24/7), Bestellungen verarbeiten. In einem anonymisierten Logistik-Referenzprojekt laufen rund 160.000 Workflow-Läufe pro Woche und sparen rund 720 Stunden pro Woche.

Chatbots antworten auf Fragen — KI-Assistenten handeln. Ein Chatbot kann sagen "Ich leite Ihre Anfrage weiter." Ein KI-Assistent liest die Anfrage, versteht den Kontext, ruft relevante Daten ab, erstellt eine Antwort, trägt die Informationen ins CRM ein und plant ggf. einen Follow-up. KI-Assistenten sind proaktiv und können komplexe, mehrstufige Prozesse selbstständig abarbeiten.

KoBra nutzt bestehende Frameworks wie Hermes intern und OpenClaw für Kundenprozesse. Der Wert entsteht in Prozessdesign, Integration, Freigaben, Monitoring und Anpassung an den konkreten Unternehmensalltag — nicht im Behaupten eines Eigenbau-Frameworks.

Nicht bei kritischen Vorgängen. Gute KI-Assistenten arbeiten mit Human-in-the-Loop: Sie bereiten Entscheidungen vor, markieren Unsicherheit und holen Freigaben ein. So bleibt Kontrolle im Unternehmen.

Ja, bei richtiger Implementierung. Für kritische Prozesse bauen wir Sicherheitsnetze ein: Human-in-the-Loop für Grenzfälle, automatische Eskalation bei Unsicherheit, Audit-Trails für alle Aktionen. Die KI-Assistenten lernen aus Korrekturen und werden kontinuierlich besser.

Für Speditionen automatisieren wir: Fahrerkommunikation (WhatsApp/Telegram), Lieferschein- und CMR-Erfassung per Foto, Dispositions-Backoffice, Avisierung und Statusupdates. In einem anonymisierten Logistik-Referenzprojekt sparen die KI-Assistenten rund 720 Stunden pro Woche bei rund 160.000 Workflow-Läufen pro Woche. Die Integration erfolgt in bestehende TMS-Systeme (CarLo, Transporeon, etc.).

Im HR automatisieren wir: Bewerbungs-Screening und Vorauswahl, Terminkoordination für Interviews, Eingangsbestätigungen und Status-Updates, Absage-Management mit wertschätzenden Texten. So gewinnen HR-Teams Zeit für persönliche Gespräche.

Für ÖPNV/Verkehrsbetriebe automatisieren wir: Fahrgastanfragen (Fahrplan, Verspätungen, Tarife), Beschwerdemanagement, Echtzeit-Auskünfte mit Anbindung an Betriebsleitsysteme. Wiederkehrende Kundenanfragen können automatisch beantwortet werden, rund um die Uhr. Unklare Fälle gehen an Ihr Team.

KI-Assistenten verbinden sich über APIs mit Ihren bestehenden Systemen: ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Navision), TMS (CarLo, Transporeon), CRM, E-Mail, WhatsApp/Telegram, und mehr. Wir entwickeln keine parallelen Systeme, sondern ergänzen Ihre existierende IT-Landschaft. Ihr erster KI-Assistent arbeitet nach spätestens 21 Tagen im Tagesgeschäft, garantiert.

In der ersten Woche nehmen wir Ihre Prozesse auf und priorisieren sie. Nach spätestens 21 Tagen übernimmt Ihr erster KI-Assistent eine Aufgabe im Tagesgeschäft. Sonst zahlen Sie den ersten Monat nicht. Voraussetzung: Zugänge zu Postfach, Ablage und Zielsystem sowie eine Person für Freigaben liegen innerhalb von 3 Werktagen nach Start vor. Danach kommen Monat für Monat weitere Abläufe dazu, bis zu 6 insgesamt.

Die KI liest Felder aus und prüft sie auf Plausibilität. Wo sie unsicher ist, rät sie nicht: Das Feld wird markiert und Ihr Team prüft es, bevor etwas weitergeht. Das System erkennt automatisch relevante Datenfelder — Sie definieren, was extrahiert werden soll, kein aufwändiges Training nötig.

Ja, vollständig. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet. Wir stellen einen vollständigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Technische Maßnahmen: AES-256-Verschlüsselung, TLS 1.3, ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren, regelmäßige Penetration Tests. Ihre Daten verlassen nie Deutschland.

Nur Sie. Der Zugriff ist rollenbasiert konfigurierbar — Sie bestimmen, wer was sieht. KoBra-Mitarbeiter haben grundsätzlich keinen Zugriff auf Ihre Dokumente. Technischer Support erfolgt nur nach expliziter Freigabe und wird vollständig protokolliert. Alle Zugriffe werden in Audit-Logs dokumentiert.

KoBra hat ein Angebot für alle Projekte mit KI-Assistenten: KoBra Focus für 4.000 € pro Monat über 6 Monate. Darin enthalten sind bis zu 6 Arbeitsabläufe, die Anbindung an Ihre Systeme, Betrieb, Monitoring, Schulung Ihres Teams und ein monatlicher Entlastungsbericht. Es gilt die Tempo-Garantie: Ihr erster KI-Assistent arbeitet nach spätestens 21 Tagen im Tagesgeschäft, sonst zahlen Sie den ersten Monat nicht. Welche Aufgabe sich zuerst lohnt, zeigt der kostenlose Entlastungs-Check.

Die Blueprint-Session ist ein kostenloses 45-minütiges Analysegespräch. Wir schauen uns Ihre aktuellen Prozesse an, identifizieren Automatisierungspotenzial und berechnen konkrete Einsparmöglichkeiten. Sie erhalten einen dokumentierten Plan — keine Verpflichtung, keine versteckten Kosten. Buchbar unter kobra-dataworks.de/blueprint-session.

Nein. Alle Kosten werden vor Projektstart transparent kommuniziert und vertraglich fixiert. Support und Updates sind inklusive. Es gibt keine Einrichtungsgebühren, keine versteckten API-Kosten, keine Überraschungen. Wenn sich der Projektumfang ändert, besprechen wir das vorher.