Pilotprojekt Dokumenten-Automatisierung: Der 4-Wochen-Plan für Speditionen (mit Checkliste)

"Wir wollen das testen, bevor wir uns festlegen."

Richtig so. Niemand kauft Software für 10.000€/Jahr, ohne zu wissen, ob sie funktioniert. Genau deswegen macht man Pilotprojekte.

Aber die meisten Pilots scheitern. Nicht weil die Software schlecht ist, sondern weil der Pilot schlecht geplant ist. Keine klaren Ziele, keine definierten Erfolgskriterien, kein Zeitrahmen. Nach 6 Wochen sagt die IT "läuft irgendwie", der Chef fragt "und was bringt's?" und niemand weiß die Antwort.

Dieser Guide zeigt Ihnen, wie Sie ein Pilotprojekt für Dokumenten-Automatisierung richtig machen. In 4 Wochen. Mit messbaren Ergebnissen. Und einer klaren Entscheidungsgrundlage am Ende.

Warum scheitern die meisten Pilotprojekte?

Bevor wir loslegen, schauen wir uns an, was schiefgeht. Damit Sie's besser machen.

Fehler 1: Keine messbaren Ziele

Was passiert: "Wir testen mal, ob das was taugt."

Problem: Was heißt "was taugt"? 80% Erkennungsrate? 95%? Und wie messen Sie das?

Richtig: "Wir testen, ob KoBra mindestens 95% der Lieferschein-Felder korrekt ausliest UND ob unsere Fahrer damit in 4 Wochen klarkommen."

Messbar. Konkret. Entscheidbar.

Fehler 2: Zu viele Leute, zu früh

Was passiert: "Wir rollen das gleich bei allen 30 Fahrern aus."

Problem: Wenn was schiefgeht, haben Sie 30 frustrierte Fahrer, 30 kaputte Tablets, und 30 Gründe, warum "Digitalisierung nicht funktioniert".

Richtig: Starten Sie mit 2-3 Fahrern. Die sind Ihre Beta-Tester. Die finden Fehler, bevor der Rest sie sieht.

Fehler 3: Keine Vergleichsmessung

Was passiert: "Nach 4 Wochen sagen wir, ob's gut war."

Problem: "Gut" ist subjektiv. Ihr Disponent sagt "war okay", Ihr Fahrer sagt "nervt", Ihr Chef sagt "zu teuer". Niemand hat Daten.

Richtig: Messen Sie VORHER und NACHHER. Zeit pro Dokument, Fehlerquote, Fahrer-Zufriedenheit (1-10). Zahlen lügen nicht.

Fehler 4: Kein Backup-Plan

Was passiert: Tablet geht kaputt, App stürzt ab, Internet fällt aus. Fahrer steht da und weiß nicht weiter.

Problem: Er macht Papier (wie immer), sagt "das digitale Zeug funktioniert eh nicht", und Ihr Pilot ist tot.

Richtig: Backup-Plan. Papier bleibt im LKW. Hotline-Nummer für Notfälle. Fahrer weiß: "Wenn's hakt, ruf ich an, jemand hilft."

Fehler 5: Keine Entscheidung nach Pilot

Was passiert: Pilot läuft 4 Wochen, dann passiert... nichts. "Wir müssen nochmal drüber reden." 6 Monate später ist das Projekt tot.

Problem: Pilots ohne Entscheidungs-Deadline sind Zeitverschwendung.

Richtig: Tag 1 festlegen: "Am Ende von Woche 4 entscheiden wir: Go oder No-Go. Auf Basis dieser 5 Kriterien." Schriftlich. Unterschrieben.

Die 5 Erfolgskriterien für Ihr Pilotprojekt

Bevor Sie starten, definieren Sie, was "Erfolg" bedeutet. Schreiben Sie das auf. Zeigen Sie es Ihrem Chef, Ihrer IT, Ihren Fahrern.

Kriterium 1: Datenqualität

Ziel: Mindestens 95% der Felder korrekt ausgelesen.

Wie messen:

• Nehmen Sie 50 Dokumente aus dem Pilot
• Vergleichen Sie KoBra-Output mit Original-Papier
• Zählen Sie Fehler

Formel: (Korrekte Felder ÷ Gesamte Felder) × 100

Beispiel: 50 Dokumente, 8 Felder pro Dokument = 400 Felder. 12 Fehler → 388 korrekt → 97% Genauigkeit. Bestanden.

Was wenn's nicht passt: Wenn Genauigkeit unter 90%, STOPP. Rufen Sie den Anbieter an. Das ist ein technisches Problem, kein Pilot-Problem.

Kriterium 2: Zeitersparnis

Ziel: Mindestens 70% weniger Zeit pro Dokument (verglichen mit manuellem Abtippen).

Wie messen:

• Woche 0 (Baseline): Stoppen Sie 20 Dokumente, wie lange Ihr Team zum Abtippen braucht. Durchschnitt = Baseline.
• Woche 3-4: Stoppen Sie 20 Dokumente mit KoBra (Foto machen + Kontrolle).
• Vergleichen.

Beispiel:

• Baseline: 8 Minuten/Dokument (manuell)
• Mit KoBra: 2 Minuten/Dokument (Foto + Check)
• Einsparung: 75%. Bestanden.

Wichtig: Rechnen Sie die Kontrollzeit MIT ein. Manche Disponenten checken die KoBra-Daten nochmal. Das ist okay (und klug), aber es muss in die Zeitmessung.

Kriterium 3: Fahrer-Akzeptanz

Ziel: Mindestens 80% der Pilotgruppe sagt "Ich will das weiter nutzen."

Wie messen:

• Ende Woche 4: Anonyme Umfrage an Pilot-Fahrer
• 3 Fragen:
  1. "War KoBra einfacher als Papier?" (Ja/Nein)
  2. "Würdest du weiter KoBra nutzen?" (Ja/Nein)
  3. "Bewertung 1-10: Wie zufrieden bist du?"

Beispiel: 3 Fahrer. 2 sagen "Ja, weiter nutzen", 1 sagt "Nein". Das sind 67%. Durchgefallen.

Was dann: Interviews. Warum will einer nicht? "Tablet zu groß"? Lösung: Kleineres Modell. "App zu langsam"? Lösung: Anderes Tablet oder App-Update. Manchmal sind's triviale Probleme.

Kriterium 4: Technische Stabilität

Ziel: Weniger als 5% technische Ausfälle (App-Crashes, Datenverlu ste).

Wie messen:

• Zählen Sie alle Dokumente im Pilot (z.B. 200)
• Zählen Sie technische Fehler (App-Absturz, Foto nicht hochgeladen, Daten verloren)
• Fehlerquote = (Fehler ÷ Dokumente) × 100

Beispiel: 200 Dokumente, 3 Ausfälle (App-Crash, danach aber Daten da). Quote: 1,5%. Bestanden.

Was zählt NICHT als Fehler: Fahrer vergisst Tablet, Akku leer, Fahrer macht unscharfes Foto. Das sind User-Fehler, keine technischen Fehler.

Kriterium 5: ROI-Plausibilität

Ziel: Hochrechnung zeigt mindestens 200% ROI im ersten Jahr.

Wie messen:

• Nehmen Sie die Zeitersparnis aus Kriterium 2
• Multiplizieren Sie mit Ihrer Dokumentenmenge
• Multiplizieren Sie mit Stundenlohn
• Vergleichen Sie mit KoBra-Kosten

Beispiel:

• Zeitersparnis: 6 Min/Dokument
• Dokumentenmenge: 1000/Monat
• Stundenlohn: 48€
• Einsparung: (6 Min ÷ 60) × 48€ × 1000 = 4.800€/Monat = 57.600€/Jahr
• KoBra-Kosten: 8.640€/Jahr
• ROI: (57.600€ - 8.640€) ÷ 8.640€ = 567%. Bestanden.

Entscheidung: Wenn 4 von 5 Kriterien erfüllt, ist's ein GO. Wenn 3 oder weniger, ist's ein NO-GO (oder "verlängern wir den Pilot").

Der 4-Wochen-Plan: Woche für Woche

Jetzt kommt der konkrete Plan. Copy-paste das in Ihre Projektplanung.

Woche 0: Vorbereitung (vor Pilot-Start)

Ziel: Alles vorbereiten, damit Woche 1 reibungslos startet.

To-Do-Liste:

☐ Pilot-Team definieren

• 2-3 Fahrer auswählen (Kriterium: unterschiedliche Erfahrungslevel – ein Technik-Fan, ein Skeptiker, ein Durchschnittsfahrer)
• 1 Disponent als Ansprechperson
• 1 IT-Verantwortlicher (für Setup)

☐ Baseline-Messung durchführen

• 20 Dokumente stoppen: Wie lange dauert manuelle Dateneingabe?
• Fehlerquote messen: 50 Dokumente vergleichen (Papier vs. System)
• Fahrer-Zufriedenheit messen: "Wie zufrieden bist du mit Papier-Prozess?" (1-10)

☐ Hardware besorgen

• 3 Tablets bestellen (oder Fahrer nutzen eigene Smartphones)
• Ladekabel, Powerbanks, Schutzhüllen

☐ Erfolgskriterien schriftlich fixieren

• Die 5 Kriterien von oben aufschreiben
• Von Chef abnicken lassen
• Mit Pilot-Team teilen

☐ Kickoff-Termin vereinbaren

• 1 Stunde mit Pilot-Team
• Datum: 1 Tag vor Pilot-Start

Zeitaufwand: 4-6 Stunden (über 1 Woche verteilt)

Woche 1: Setup & Training

Ziel: Pilot-Fahrer können die App bedienen und erste Dokumente erfassen.

Tag 1: Kickoff-Meeting (1 Stunde)

Agenda:

• Warum machen wir das? (ROI-Potenzial zeigen)
• Was ist das Ziel? (5 Erfolgskriterien erklären)
• Wie läuft der Pilot? (4 Wochen, dann Entscheidung)
• Was erwartet Ihr von den Fahrern? (Ehrliches Feedback, nicht "Ja-Sager")

Wichtig: Sagen Sie explizit: "Ihr seid Beta-Tester. Wenn was nervt, sagt's. Wir wollen Probleme finden, nicht verstecken."

Tag 1-2: Technisches Setup

☐ Tablets einrichten (WLAN, Login, App installieren) ☐ Test-Login für jeden Fahrer ☐ Erste Test-Aufnahme machen (im Büro, mit Beispiel-Lieferschein) ☐ Prüfen: Synchronisiert sich alles mit dem System?

Zeitaufwand: 2-3 Stunden (IT + Disponent)

Tag 3: Fahrer-Training (15 Min pro Fahrer)

Trainingsinhalt:

1. App öffnen, Login
2. Foto vom Lieferschein machen (Tipps: gutes Licht, alle Ecken sichtbar)
3. Prüfen: Wurde Dokument hochgeladen?
4. Was tun bei Problemen? (Hotline anrufen: 0800-XXXX)

Schulungsmaterial:

• 1 Seite Schnellanleitung (laminiert, ins Handschuhfach)
• 2-Min-Video (auf YouTube, unlisted)

Tag 4-5: Erste echte Touren

☐ Fahrer macht Tour wie immer ☐ Macht Foto von JEDEM Lieferschein (zusätzlich zu Papier) ☐ Papier-Lieferschein bleibt als Backup

Wichtig: Parallel-Betrieb. Fahrer macht beides (digital + Papier). So haben Sie Vergleichsdaten.

Ende Woche 1: Checkpoint

Meeting (30 Min):

• Wie lief's?
• Technische Probleme?
• Fahrer-Feedback sammeln

Typische Probleme in Woche 1:

• "Akku ist zu schnell leer" → Powerbank besorgen
• "Foto ist unscharf" → Zeigen, wie man richtig fokussiert
• "App stürzt ab" → Software-Update oder Support kontaktieren

Dokumentierte Dokumente Woche 1: Ca. 50-80 (je nach Fahrer-Auslastung)

Woche 2: Optimierung & Parallelbetrieb

Ziel: Probleme aus Woche 1 beheben, Prozess stabilisieren.

Tag 1-2: Probleme fixen

☐ Technische Issues aus Woche 1 addressieren ☐ Fahrer-Feedback umsetzen (z.B. größerer Stift für Unterschrift, bessere Halterung)

Tag 3-7: Routine entwickeln

☐ Fahrer macht weiter Parallel-Betrieb (digital + Papier) ☐ Disponenten prüfen KoBra-Output täglich: Stimmen die Daten? ☐ Fehler dokumentieren (Excel-Sheet: Dokument-ID, was war falsch, warum)

Messung:

• Wie viele Dokumente korrekt erkannt? (Ziel: >90%)
• Wie viele Dokumente manuell korrigiert? (Ziel: <10%)

Ende Woche 2: Datenqualitäts-Check

☐ 50 zufällige Dokumente aus Woche 1+2 nehmen ☐ Papier vs. KoBra-Output vergleichen ☐ Genauigkeit berechnen

Entscheidung:

• Genauigkeit >95%: Weiter zu Woche 3
• Genauigkeit 90-95%: Weiter, aber engmaschiger checken
• Genauigkeit <90%: STOPP, Anbieter kontaktieren

Dokumentierte Dokumente Woche 2: Ca. 80-120

Woche 3: Nur noch Digital (Testweise)

Ziel: Papier-Backup bleibt im LKW, aber Standard ist jetzt digital.

Tag 1: Umstellung kommunizieren

Meeting (15 Min):

• "Ab heute machen wir nur noch digital. Papier ist Notfall-Backup."
• "Wenn Tablet ausfällt, macht Papier und sagt Bescheid."

Tag 1-7: Digitaler Regelbetrieb

☐ Fahrer macht nur noch Fotos (kein Papier mehr, außer Notfall) ☐ Disponenten checken täglich: Sind alle Dokumente da? ☐ Fehlende Dokumente nachfassen (Fahrer anrufen: "Hast du Lieferschein für Auftrag XY fotografiert?")

Messung:

• Vollständigkeitsquote: Wie viele Touren haben alle Dokumente? (Ziel: >95%)
• Nachfass-Quote: Wie oft müssen Sie Fahrer erinnern? (Ziel: <5%)

Typische Probleme Woche 3:

• Fahrer vergisst Foto → Reminder-System (z.B. App-Notification am Tour-Ende: "Hast du alle Lieferscheine fotografiert?")
• Empfänger weigert sich, digital zu unterschreiben → Papier-Backup nutzen, Empfänger-Adresse notieren (für spätere Klärung)

Ende Woche 3: Zeitersparnis messen

☐ 20 Dokumente stoppen: Wie lange dauert jetzt "Foto + Check"? ☐ Vergleichen mit Baseline (Woche 0) ☐ Zeitersparnis berechnen

Dokumentierte Dokumente Woche 3: Ca. 100-150

Woche 4: Abschluss & Evaluation

Ziel: Daten sammeln, Entscheidung vorbereiten.

Tag 1-5: Letzter Sprint

☐ Wie Woche 3 weitermachen (nur digital) ☐ Alle Metriken final tracken

Tag 5: Fahrer-Umfrage

Schicken Sie 3-Fragen-Umfrage (anonym):

1. War KoBra einfacher als Papier? (Ja/Nein)
2. Würdest du weiter KoBra nutzen? (Ja/Nein)
3. Bewertung 1-10?
4. Was würdest du verbessern? (Freitext)

Tag 6-7: Daten auswerten

☐ Alle 5 Erfolgskriterien prüfen (siehe oben) ☐ Pilot-Report schreiben (Vorlage unten)

Dokumentierte Dokumente Woche 4: Ca. 100-150

Gesamt im Pilot: 330-500 Dokumente (je nach Fahrer-Auslastung)

Woche 5: Entscheidung

Ziel: GO oder NO-GO Entscheidung treffen.

Pilot-Report-Struktur:

PILOT-REPORT: Dokumenten-Automatisierung KoBra

Zeitraum: [Datum] bis [Datum]
Pilot-Team: [3 Fahrer, 1 Disponent]
Dokumentierte Dokumente: [Anzahl]

ERFOLGSKRITERIEN:
1. Datenqualität: [X]% korrekt (Ziel: >95%) → [BESTANDEN/NICHT BESTANDEN]
2. Zeitersparnis: [X]% (Ziel: >70%) → [BESTANDEN/NICHT BESTANDEN]
3. Fahrer-Akzeptanz: [X]% würden weiternutzen (Ziel: >80%) → [BESTANDEN/NICHT BESTANDEN]
4. Technische Stabilität: [X]% Ausfallquote (Ziel: <5%) → [BESTANDEN/NICHT BESTANDEN]
5. ROI-Plausibilität: [X]% ROI (Ziel: >200%) → [BESTANDEN/NICHT BESTANDEN]

ERFÜLLT: [X] von 5 Kriterien

EMPFEHLUNG:
☐ GO: Rollout auf gesamte Flotte
☐ VERLÄNGERN: Pilot um 2 Wochen verlängern, weil [Grund]
☐ NO-GO: Projekt stoppen, weil [Grund]

UNTERSCHRIFT:
[Projektleiter] [Datum]
[Geschäftsführer] [Datum]

Meeting (1 Stunde):

• Report vorstellen
• Diskussion
• Entscheidung

Mögliche Ausgänge:

Szenario A: GO (4-5 Kriterien erfüllt) → Rollout-Plan für restliche Flotte (nächste 6-8 Wochen) → KoBra-Vertrag unterschreiben → Pilot-Fahrer werden zu internen Trainern

Szenario B: VERLÄNGERN (3 Kriterien erfüllt, aber lösbare Probleme) → Pilot um 2-4 Wochen verlängern → Konkrete Verbesserungen umsetzen → Nochmal evaluieren

Szenario C: NO-GO (weniger als 3 Kriterien erfüllt) → Projekt stoppen → Analyse: Woran lag's? (Technik? Change Management? Unrealistische Erwartungen?) → Alternative Lösungen evaluieren

Die Pilot-Checkliste (zum Ausdrucken)

Copy-paste das in Ihre Projektplanung oder drucken Sie es aus.

Woche 0: Vorbereitung

☐ Pilot-Team definiert (2-3 Fahrer, 1 Disponent, 1 IT) ☐ Baseline gemessen (Zeit, Fehlerquote, Zufriedenheit) ☐ Hardware bestellt ☐ Erfolgskriterien schriftlich fixiert ☐ Kickoff-Termin vereinbart

Woche 1: Setup & Training

☐ Kickoff-Meeting durchgeführt ☐ Tablets eingerichtet ☐ Fahrer trainiert (15 Min/Person) ☐ Erste echte Touren dokumentiert (parallel zu Papier) ☐ Checkpoint-Meeting (30 Min)

Woche 2: Optimierung

☐ Probleme aus Woche 1 behoben ☐ Parallelbetrieb fortgesetzt ☐ Datenqualität gecheckt (50 Dokumente) ☐ Entscheidung: Weiter oder Stopp?

Woche 3: Digitaler Regelbetrieb

☐ Umstellung auf "nur digital" (Papier als Backup) ☐ Vollständigkeit täglich geprüft ☐ Zeitersparnis gemessen (20 Dokumente)

Woche 4: Evaluation

☐ Fahrer-Umfrage versendet ☐ Alle 5 Erfolgskriterien ausgewertet ☐ Pilot-Report geschrieben

Woche 5: Entscheidung

☐ Report präsentiert ☐ GO/NO-GO/VERLÄNGERN entschieden ☐ Bei GO: Rollout-Plan erstellt

Real Case Study: Pilot bei Spedition aus Köln

Unternehmen: Mittelständische Spedition, 28 LKW, 800 Dokumente/Monat

Pilot-Setup:

• 3 Fahrer (Alter: 34, 47, 58 Jahre)
• 1 Disponentin als Projektleiterin
• Zeitraum: 4 Wochen
• Dokumente im Pilot: 412

Woche 1: Holprig

• Tag 2: Tablet von 58-jährigem Fahrer "funktioniert nicht" → IT fand raus: Flugmodus war an
• Tag 4: App-Absturz bei allen 3 Fahrern → KoBra-Support schickte Update, nach 2 Std behoben
• Fahrer-Feedback: "Geht so. Mal schauen."

Woche 2: Besser

• Datenqualität-Check: 94,3% korrekt (knapp unter Ziel 95%, aber akzeptabel)
• Disponentin: "Einige Handschriften werden falsch erkannt, aber das hätten wir auch falsch abgetippt."
• Fahrer gewöhnen sich an Routine

Woche 3: Läuft

• Umstellung auf "nur digital"
• Vollständigkeit: 98,1% (8 von 412 Dokumenten vergessen zu fotografieren)
• Zeitersparnis gemessen: Von 9 Min auf 2,5 Min → 72% Einsparung
• Fahrer-Feedback: "Ist okay. Geht schneller als Papier."

Woche 4: Entscheidung

• Fahrer-Umfrage: 3 von 3 würden weiternutzen (100%)
• Erfolgskriterien: 5 von 5 erfüllt
• ROI-Hochrechnung: 421%

Ergebnis: GO für Rollout.

6 Monate später:

• Gesamte Flotte (28 Fahrer) nutzt KoBra
• Einsparung: 52.000€ im ersten Jahr
• 58-jähriger Fahrer (der anfangs skeptisch war): "Ich will nie wieder Zettel sortieren."

Typische Stolperfallen (und wie Sie sie vermeiden)

Stolperfalle 1: "Wir testen mit unseren schwierigsten Dokumenten"

Warum falsch: Wenn Sie mit den härtesten Nüssen starten (unleserliche Handschrift, komplexe Multi-Seiten-CMRs), frustrieren Sie Pilot-Team und Software.

Besser: Starten Sie mit Standard-Lieferscheinen (einfach, hohe Erkennungsrate). Wenn das funktioniert, testen Sie die schwierigen Fälle in Woche 3-4.

Stolperfalle 2: "Wir sagen den Fahrern nicht, dass es ein Test ist"

Warum falsch: Fahrer denken, das ist jetzt der neue Standard. Wenn dann Probleme auftauchen, sind sie genervt ("Wieso müssen wir mit kaputtem System arbeiten?").

Besser: Ehrlich kommunizieren: "Das ist ein Test. Wir wollen wissen, ob's funktioniert. Ihr seid unsere Experten, gebt uns Feedback."

Stolperfalle 3: "Wir ändern ständig die Spielregeln"

Warum falsch: Woche 1: "Macht Parallel-Betrieb." Woche 2: "Ab jetzt nur digital." Woche 3: "Doch wieder Papier." Fahrer verlieren Vertrauen.

Besser: Plan von Anfang an kommunizieren: "Woche 1-2 parallel, Woche 3-4 digital, dann Entscheidung." Daran halten.

Stolperfalle 4: "Wir lassen den Pilot einfach weiterlaufen"

Warum falsch: Pilot wird zum Dauerzustand. Nach 6 Monaten ist's immer noch "in der Testphase". Niemand trifft Entscheidung.

Besser: Deadline setzen. Woche 5 ist Entscheidungstag. Nicht verschiebbar.

Stolperfalle 5: "Erfolg heißt: Null Fehler"

Warum falsch: Unrealistisch. Auch Menschen tippen 5-10% falsch ab. Wenn Sie von Software 100% verlangen, wird jeder Pilot scheitern.

Besser: Realistisches Ziel setzen (95% korrekt). Das ist besser als manuell, und darauf kommt's an.

Was Sie nach dem Pilot tun (bei GO)

Ihr Pilot war erfolgreich. 4 von 5 Kriterien erfüllt. Geschäftsführer sagt GO. Was jetzt?

Schritt 1: Rollout-Plan erstellen

Timeline: 6-8 Wochen für restliche Flotte

Rollout-Wellen:

• Woche 1-2: Nächste 5 Fahrer
• Woche 3-4: Nächste 5 Fahrer
• Woche 5-6: Rest der Flotte
• Woche 7-8: Nachbesserungen, letzter Check

Warum in Wellen? Weil Support-Kapazität begrenzt ist. Wenn Sie 25 Fahrer gleichzeitig onboarden, überfordert das Ihr Team (und die Software-Hotline).

Schritt 2: Pilot-Fahrer zu Trainern machen

Ihre 3 Pilot-Fahrer sind jetzt Experten. Die wissen, was funktioniert, wo's hakt. Nutzen Sie das.

Peer-Training: Pilot-Fahrer schulen neue Fahrer (15 Min pro Person). Das funktioniert besser als "Chef erklärt was" oder "IT zeigt Folie". Kollegen trauen Kollegen.

Schritt 3: Hardware beschaffen

Sie brauchen Tablets (oder entscheiden, dass Fahrer eigene Smartphones nutzen).

Optionen:

• Rugged Tablets (200-400€): Langlebig, stoßfest, aber teuer
• Standard-Tablets (100-200€): Günstiger, aber anfälliger
• Eigene Smartphones: Kostenlos, aber DSGVO-Fragen (Diensthandy vs. Privathandy)

Empfehlung: Für Pilot reichen Standard-Tablets. Für Rollout investieren Sie in Rugged Tablets (amortisieren sich nach 2 Jahren durch weniger Schäden).

Schritt 4: Support-Struktur aufbauen

Wenn 25 Fahrer KoBra nutzen, werden Sie Fragen bekommen. Viele Fragen.

Interne Hotline:

• 1 Ansprechperson (Disponent oder IT)
• Erreichbar 7-18 Uhr (Geschäftszeiten)
• Typische Probleme dokumentieren (FAQ-Liste)

Externe Hotline:

• KoBra-Support für technische Probleme (API, Server, App-Bugs)
• Ihr Team ruft KoBra-Support nur an, wenn intern nicht lösbar

FAQ-Dokument (Beispiel):

• "Tablet geht nicht an" → Ladekabel prüfen, Neustart
• "App stürzt ab" → Update installieren, sonst Hotline
• "Foto ist unscharf" → Besseres Licht, Dokument flach auf Tisch
• "Unterschrift wird nicht erkannt" → Stift statt Finger nutzen

Schritt 5: Kontinuierliche Messung

Auch nach Rollout: Weiter messen.

KPIs (monatlich tracken):

• Datenqualität: % korrekte Felder
• Zeitersparnis: Durchschnittliche Zeit pro Dokument
• Vollständigkeit: % der Touren mit allen Dokumenten
• Support-Anfragen: Wie viele Probleme pro Woche?
• Fahrer-Zufriedenheit: Quartals-Umfrage (1-10)

Ziel: Nach 6 Monaten sollten alle KPIs stabil sein. Wenn nicht, nachsteuern.

Download: Kostenlose Pilot-Vorlagen

Wir haben alles vorbereitet, was Sie brauchen:

• Pilot-Plan Excel-Vorlage (Wochenplan, Checkliste, KPI-Tracking)
• Erfolgskriterien-Dokument (zum Ausfüllen und Unterschreiben)
• Fahrer-Umfrage-Vorlage (3 Fragen, anonym)
• Pilot-Report-Vorlage (Word-Dokument zum Ausfüllen)

Häufige Fragen zu Pilotprojekten

"Können wir den Pilot verlängern, wenn wir unsicher sind?"

Ja. Aber setzen Sie ein neues Enddatum (maximal +2 Wochen). Unbegrenzte Pilots sind Zeitverschwendung.

"Was, wenn die Pilot-Fahrer nicht repräsentativ sind?"

Wählen Sie bewusst unterschiedliche Typen: Ein Technik-Fan, ein Skeptiker, ein Durchschnittsfahrer. So decken Sie das Spektrum ab.

"Müssen wir KoBra während des Pilots schon bezahlen?"

Nein. KoBra bietet 4-Wochen-Pilot kostenlos (bis 100 Dokumente). Erst bei GO-Entscheidung startet Vertrag.

"Was wenn nur 3 von 5 Kriterien erfüllt sind?"

Analysieren Sie: Welche 2 fehlen? Sind die behebbar (z.B. Fahrer-Training verbessern) oder grundsätzlich (z.B. Software funktioniert nicht)? Bei behebbaren Problemen: Verlängern. Bei grundsätzlichen: NO-GO.

"Kann der Pilot schiefgehen, obwohl die Software gut ist?"

Ja. Häufigster Grund: Schlechtes Change Management. Wenn Sie Fahrern nicht erklären WARUM und WAS DRIN IST FÜR SIE, rebellieren die. Auch gegen gute Software.

Fazit: Pilots sind Ihre Versicherung

40.000€ in Software investieren, ohne zu wissen, ob's funktioniert? Dumme Idee.

4 Wochen testen, messen, entscheiden? Kluge Idee.

Pilotprojekte sind Ihre Versicherung gegen Fehlentscheidungen. Sie kosten Sie 4 Wochen Zeit (und bei KoBra: 0€). Dafür wissen Sie genau, ob sich die Investition lohnt.

Die meisten Pilots, die wir begleiten, enden mit GO (87%). Nicht weil unsere Software perfekt ist, sondern weil Speditionen vorher realistische Erfolgskriterien definieren.

Starten Sie Ihren Pilot. In 4 Wochen wissen Sie mehr.

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Weiterführende Ressourcen

• Pilot-Programm beantragen (kostenlos, 4 Wochen)
• Download: Pilot-Checkliste (Excel)
• Blueprint-Session buchen (45 Min, kostenlos)
• FAQ: Alle Fragen zu Implementierung
• Case Studies: Wie andere Speditionen Pilots durchgeführt haben

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Über den Autor: Das KoBra-Team hat über 100 Pilotprojekte begleitet. Erfolgsquote: 87% GO, 9% verlängert, 4% NO-GO. Durchschnittliche Pilot-Dauer: 3,8 Wochen.

Zuletzt aktualisiert: 17. Januar 2025