Übertragungsfehler
Ein verrutschter Betrag fällt im Zahlenblatt kaum auf, verändert die Aussage aber deutlich.
●Kostenlose Fallstudie · 10 Seiten · für Geschäftsführung und kaufmännische Leitung
Liquiditätsanalyse in unter 15 Minuten statt 4–6 Stunden.
Die Fallstudie zeigt Schritt für Schritt, wie Mittelständler ihre monatliche Liquiditätsauswertung abgegeben haben. Ohne neue Software, aus den Kontoauszügen und offenen Posten, die ohnehin in SharePoint oder im Ordner liegen. Die Buchhaltung gibt weiterhin frei.
- 4–6 Std.
- manueller Aufwand pro Monat vorher
- < 15 Min.
- bis zur fertigen Auswertung, inklusive Freigabe
- 2–3 Wochen
- von der ersten Sichtung bis zum ersten Lauf
Werte aus den Projekten, die die Fallstudie beschreibt.
◆So läuft es heute
Die Analyse ist nicht das Problem. Der Weg dorthin schon.
Jeden Monat dieselben sechs Schritte, zuverlässig in der ersten Woche, in der ohnehin Abschluss, Zahlläufe und Reporting anstehen. Fachlich anspruchslos, zeitlich teuer und fehleranfällig.
- 1Kontoauszüge von drei bis fünf Bankkonten einzeln im Online-Banking herunterladen
- 2offene Eingangsrechnungen aus Postfach, Ablage und DMS zusammensuchen und auf Dubletten prüfen
- 3offene Ausgangsrechnungen aus dem ERP ziehen und um Zahlungseingänge bereinigen
- 4Beträge, Fälligkeiten und Konten in die Excel-Arbeitsmappe übertragen
- 5Summen und Salden nachrechnen, bei Abweichungen die Quelle erneut öffnen
- 6das Ergebnis so formatieren, dass die Geschäftsführung es lesen kann
Was das kostet
Konservativ gerechnet, bei 65 € internem Stundensatz
- Aufwand pro Monat
- 5 Stunden
- Aufwand pro Jahr
- 60 Stunden
- Interne Kosten pro Jahr
- ca. 3.900 €
Nicht eingerechnet: Korrekturschleifen, Rückfragen und Entscheidungen, die auf die Zahlen warten.
Veraltete Zahlen
Bis die Auswertung fertig ist, ist sie zwei Tage alt. Die Entscheidung wartet so lange oder fällt ohne sie.
Eine Person, ein Risiko
Fällt die eine Person aus, die den Ablauf kennt, fällt die Auswertung aus.
Keine Prüfspur
Woher eine Zahl stammt, weiß nur, wer sie eingetragen hat. Fragt die Bank nach, beginnt die Suche.
◆Was Sie bekommen
Der komplette Ablauf auf zehn Seiten.
Kein Whitepaper über die Zukunft der KI, sondern ein dokumentiertes Projekt: welche Dateien zusammenlaufen, wer an welcher Stelle prüft und was am Ende in der Excel-Datei steht. Konkret genug, um es mit Buchhaltung, Steuerberater oder Bank durchzusprechen.
- S. 3Was Sie der Status quo kostetDer typische Monatsablauf in sechs Schritten, die Kosten konservativ gerechnet, und ein Rechenblatt für Ihre eigenen Werte.
- S. 4Der Ablauf in vier SchrittenSammeln, Erkennen, Berechnen, Ausgeben. Jeder Schritt mit einem prüfbaren Zwischenergebnis.
- S. 5Das ErgebnisVorher/Nachher und der Aufbau der Excel-Datei: Übersicht, Detailblätter, Protokoll.
- S. 6Warum Sie den Zahlen trauen könnenAbgleich gegen einen Vormonat, Klärliste, Protokoll und was mit Kontodaten beim KI-Modell passiert.
- S. 7SelbsttestFür wen sich der Ablauf lohnt, und in welchen Fällen wir ausdrücklich abraten.
- S. 8Zeit und AufwandVon der 90-minütigen Sichtung bis zum ersten Lauf, und was Sie dafür beitragen.
- S. 9Wenn Sie es nicht selbst bauen wollenWie wir die Liquiditätsanalyse als ersten KI-Assistenten einrichten, mit Tempo-Garantie.
◆Vorher und nachher
Aus einer Monatsaufgabe wird ein Knopfdruck. Mit Freigabe durch die Buchhaltung.
Am Ende steht kein neues Dashboard, sondern ein Format, das jeder kennt: eine Excel-Datei. Sie lässt sich weiterverwenden, an die Steuerberatung schicken und in die Unterlagen für Bank und Gesellschafter übernehmen.
VorherNachher
Zeitaufwand4–6 Stunden, verteilt über mehrere Tageunter 15 Minuten inklusive Prüfung
Datenerfassungmanuelles Übertragen aus PDF und Portalautomatisch aus den Originaldateien
FehlerquelleTippfehler, übersehene Positionen, alte StändeAbweichungen landen auf der Klärliste
NachvollziehbarkeitHerkunft einer Zahl nur im Kopf der BearbeiterinProtokollblatt mit Quelldatei und Seite
Vertretungan eine Person gebundenjede berechtigte Person kann den Lauf starten
Häufigkeitmonatlich, weil öfter nicht leistbarso oft wie nötig, auch vor jedem Zahllauf
Der größere Effekt zeigt sich später: Weil die Auswertung nur noch Minuten kostet, entsteht sie häufiger. Aus der monatlichen Rückschau wird eine laufende Grundlage für Entscheidungen, vor Investitionen, vor Zahlläufen, vor dem Bankgespräch.
◆So funktioniert es
Vier Schritte. Jeder einzeln prüfbar.
Stimmt eine Zahl nicht, ist sofort sichtbar, ob ein Dokument fehlte, falsch gelesen wurde oder die Rechenregel nicht passt. Der KI-Assistent entscheidet nicht über Zahlungen und verändert keine Quelldaten. Er liest, rechnet und legt ab.
Sammeln
Der KI-Assistent liest den festgelegten SharePoint-Ordner oder das Netzlaufwerk und erkennt neue Kontoauszüge und Rechnungen.
Erkennen
Konto, Datum, Betrag, Gegenpartei und Fälligkeit werden ausgelesen. Was nicht eindeutig ist, kommt auf die Klärliste, nicht in die Summe.
Berechnen
Liquide Mittel, offene Forderungen und Verbindlichkeiten werden zusammengeführt, auf Wunsch als 13-Wochen-Vorschau.
Ausgeben
Eine Excel-Datei im selben Ordner, mit Protokoll, das jede Zahl bis zur Quelldatei zurückführt.
◆Selbsttest
Trifft das auf Sie zu? Dann ist die Fallstudie für Sie geschrieben.
- Die Liquiditätsauswertung entsteht mindestens monatlich.
- Es sind Kontoauszüge aus mehr als einem Bankkonto zusammenzuführen.
- Die Unterlagen liegen digital vor: SharePoint, Netzlaufwerk, DMS oder Postfach.
- Es gibt eine bestehende Auswertung, deren Aufbau bleiben soll.
- Der Ablauf hängt heute an einer einzelnen Person.
- Zwischen Stichtag und fertiger Auswertung liegen mehr als zwei Tage.
- Vier oder mehr Haken: In den Projekten der Fallstudie hat sich die Automatisierung dann innerhalb weniger Monate gerechnet.
Wann wir abraten
- Die Auswertung entsteht nur zwei- bis dreimal im Jahr.
- Die Belege liegen überwiegend auf Papier.
- Ein Liquiditätsmodul im ERP ist bereits lizenziert und eingerichtet.
- Die Rechenlogik ist im Unternehmen selbst noch nicht abgestimmt.
●Die häufigste Rückfrage
„Gehen unsere Kontodaten damit an ein KI-Modell?“
Zum Auslesen werden Inhalte an das Sprachmodell übergeben, anders lässt sich ein PDF nicht lesen. Entscheidend ist, was danach passiert: Die eingesetzten Enterprise-Zugänge verwenden Ihre Inhalte nicht zum Training, und gespeichert wird ausschließlich in Ihrer eigenen Umgebung.
- Die Unterlagen bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant oder auf Ihrem Server.
- Der Zugriff folgt Ihren bestehenden Berechtigungen.
- Jeder Lauf erzeugt ein Protokoll, die Ausgabe ist versioniert.
- Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
●Kostenlos · 10 Seiten · als PDF
Die Zahlen dann haben, wenn die Entscheidung ansteht.
Ablauf, Kosten, Vorher/Nachher, Datenschutz und ein ehrlicher Selbsttest. Vier Angaben, ein Klick in der Bestätigungsmail, dann öffnet sich die Fallstudie.
Die Fallstudie beschreibt konkrete Projekte. Ergebnisse sind keine Garantie für Ihr Unternehmen und ersetzen keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Finanzierungsberatung; konkrete Unterlagen stimmen Sie weiterhin mit Bank, Gesellschaftern oder Beratern ab.