KI-Assistenten mit Soloplan CarLo verbinden

TL;DR — Soloplan CarLo + KI-Assistenten:

• Auftragserfassung aus E-Mail, PDF, EDI automatisch ins TMS
• Disposition mit KI-Unterstützung und Optimierungsvorschlägen
• Dokumentenverarbeitung (Lieferscheine, CMR, Rechnungen)
• Statusupdates automatisch an Kunden kommunizieren
• Integration: REST API, SOAP, Datenbank-Trigger

Was ist Soloplan CarLo?

CarLo ist eines der führenden Transport Management Systeme (TMS) im deutschsprachigen Raum. Es deckt den gesamten Speditionsprozess ab:

• Auftragsmanagement — Erfassung, Bearbeitung, Tracking
• Disposition — Fahrzeug- und Tourenplanung
• Abrechnung — Fracht, Maut, Subunternehmer
• Dokumentation — Frachtbriefe, Lieferscheine, CMR
• Reporting — Kennzahlen, Auswertungen

Warum CarLo mit KI-Assistenten verbinden?

CarLo ist das Herzstück Ihrer Spedition — aber viele Prozesse drumherum sind noch manuell. KI-Assistenten automatisieren die Schnittstellen:

1. Automatische Auftragserfassung

Das Problem: Aufträge kommen per E-Mail, Telefon, Kundenportal — jemand muss sie manuell ins TMS tippen.

Die Lösung: Der KI-Assistent:

• Überwacht Auftragseingänge (E-Mail, EDI, Portal)
• Extrahiert alle relevanten Daten (Adressen, Zeiten, Mengen)
• Legt Auftrag in CarLo an
• Matched mit Stammdaten (Kunde, Tarife)
• Meldet Unklarheiten an Disposition

Ergebnis: Niemand tippt Aufträge mehr ab. Die Disposition prüft nur noch Unklarheiten.

2. Intelligente Dispositionsunterstützung

Das Problem: Disponenten verbringen Zeit mit Suchen statt Entscheiden.

Die Lösung: Der KI-Assistent:

• Analysiert neue Aufträge automatisch
• Schlägt passende Fahrzeuge/Fahrer vor
• Berücksichtigt Kapazitäten, Lenk-/Ruhezeiten, Kosten
• Disponent bestätigt oder passt an

Ergebnis: Schnellere Planung, bessere Auslastung

3. Automatische Dokumentenverarbeitung

Das Problem: Lieferscheine, CMRs und Rechnungen müssen manuell erfasst werden.

Die Lösung: Der KI-Assistent:

• Empfängt Dokumente (Foto, Scan, E-Mail)
• Extrahiert die Daten und markiert unsichere Felder zur Prüfung
• Bucht in CarLo (POD, Sendungsstatus)
• Archiviert Dokumente verknüpft mit Auftrag

Ergebnis: Das manuelle Erfassen entfällt, Ihr Team prüft nur markierte Felder.

4. Proaktive Kundenkommunikation

Das Problem: Kunden fragen ständig nach Sendungsstatus.

Die Lösung: Der KI-Assistent:

• Überwacht Sendungsstatus in CarLo
• Erkennt relevante Ereignisse (Abholung, Zustellung, Verspätung)
• Informiert Kunden automatisch per E-Mail/SMS
• Beantwortet Statusanfragen 24/7

Technische Integration

API-Optionen

Soloplan bietet mehrere Integrationswege:

Methode	Beschreibung	Use Cases
REST API	Moderne HTTP-Schnittstelle	Echtzeit-Abfragen, Webhooks
SOAP/XML	Klassische Webservices	EDI, Legacy-Systeme
Datenbank	Direkter SQL-Zugriff	Bulk-Operationen, Reporting
Dateischnittstelle	CSV/XML-Import/Export	Batch-Verarbeitung

Datenfluss

Eingehend:                      CarLo TMS                      Ausgehend:
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
E-Mail-Aufträge ──┐                                   ┌── Statusupdates
EDI-Nachrichten ──┼──→ KoBra-KI ──→ [CarLo] ──→ KoBra-KI ──┼── Kundenbenachrichtigung
Dokumente ────────┘                                   └── Abrechnungsdaten

Beispiel: Auftragsanlage via API

POST /api/v1/orders
{
  "customer_id": "K-12345",
  "pickup": {
    "address": "Industriestr. 10, 26789 Leer",
    "date": "2026-02-15",
    "time_from": "08:00",
    "time_to": "12:00"
  },
  "delivery": {
    "address": "Hafenstr. 5, 28195 Bremen",
    "date": "2026-02-15",
    "time_from": "14:00",
    "time_to": "18:00"
  },
  "cargo": {
    "description": "Maschinenteile",
    "weight_kg": 1200,
    "packages": 3
  }
}

Use Cases im Detail

Use Case 1: E-Mail-to-Order Pipeline

Trigger: Auftrag kommt per E-Mail

Workflow:

1. KI-Assistent analysiert E-Mail + Anhänge
2. Extraktion: Kunde, Adressen, Zeiten, Mengen
3. Stammdaten-Match in CarLo (Kundennr., Tarife)
4. Validierung OK?
   • Ja → Auftrag wird angelegt
   • Nein → Rückfrage an Absender oder Disposition
5. Bestätigung an Kunden

Ergebnis: Standardaufträge laufen automatisch durch, Ausnahmen gehen an die Disposition.

Use Case 2: Lieferschein-Erfassung

Trigger: Fahrer schickt Foto per WhatsApp

Workflow:

1. KI-Assistent empfängt Bild
2. Erkennt Dokumenttyp (Lieferschein, CMR, POD)
3. Extrahiert: Sendungsnummer, Empfänger, Unterschrift, Datum
4. Matched mit Auftrag in CarLo
5. Bucht Ablieferung, aktualisiert Status
6. Sendet Bestätigung an Fahrer + Kunden

Ergebnis: Der Status in CarLo ist aktuell, ohne dass jemand tippt.

Use Case 3: Subunternehmer-Abrechnung

Trigger: Monatsende

Workflow:

1. KI-Assistent ruft erledigte Aufträge ab
2. Berechnet Vergütung pro Subunternehmer
3. Erstellt Abrechnungsübersicht
4. Prüft gegen Vereinbarungen/Tarife
5. Generiert Freigabe-Report für Buchhaltung

Vorteil: Keine vergessenen Touren, keine Rechenfehler

Sicherheit & Datenschutz

• Mandantentrennung: Strikt getrennte Datenbereiche
• Verschlüsselung: AES-256 für Daten, TLS 1.3 für Transport
• DSGVO-konform: Alle Daten in Deutschland
• Audit-Trail: Lückenlose Dokumentation aller Aktionen
• Rollenberechtigung: API-Keys mit definierten Rechten

Implementierung

Timeline

Phase	Zeitpunkt	Aktivitäten
Analyse	Erste Woche	API-Zugang, Prozesse aufnehmen und priorisieren
Erster KI-Assistent	Spätestens nach 21 Tagen im Tagesgeschäft	Schnittstellen, Test mit echten Aufträgen, Go-Live
Ausbau	Monat für Monat	Weitere Abläufe, bis zu 6 insgesamt, mit Monitoring

Die 21 Tage sind eine Tempo-Garantie: Arbeitet der erste KI-Assistent bis dahin nicht im Tagesgeschäft, zahlen Sie den ersten Monat nicht. Voraussetzung: Zugänge zu Postfach, Ablage und Zielsystem sowie eine Person für Freigaben liegen innerhalb von 3 Werktagen nach Start vor.

Voraussetzungen

• Soloplan CarLo mit API-Lizenz
• Definierte Prozesse und Stammdaten
• Testumgebung (empfohlen)

Rechenbeispiel: So schätzen Sie Ihren manuellen Aufwand

Beispiel: Spedition mit 500 Aufträgen pro Tag (setzen Sie Ihre eigenen Werte ein):

Prozess	Minuten manuell je Vorgang	Stunden pro Tag
Auftragserfassung	6 min	50 Stunden
Dokumentenerfassung	8 min	66 Stunden
Statusanfragen	3 min	25 Stunden
Gesamt		141 Stunden

Bei 40€/Stunde sind das 5.640€ pro Tag an manueller Arbeit. Wie viel davon ein KI-Assistent übernimmt, hängt vom Prozess ab. In Referenzprojekten sparen Mitarbeitende 20–50 % ihrer Wochenzeit für die automatisierten Aufgaben.

Nächster Schritt

Sie nutzen Soloplan CarLo und wollen Prozesse automatisieren?

Der kostenlose Entlastungs-Check zeigt Ihnen in rund zwei Minuten, welche Aufgabe Sie zuerst an einen KI-Assistenten abgeben.

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