Jede Rechnung landet automatisch beim richtigen Objekt.
Ein KI-Assistent arbeitet die Büroarbeit ab, die in der Verwaltung jeden Tag anfällt: Rechnungen dem Objekt zuordnen, Post von Mietern, Handwerkern und Eigentümern sortieren und Antwortentwürfe vorbereiten, Zahlungen prüfen, Nebenkosten vorbereiten. Ihr Team gibt frei — nichts verlässt die Verwaltung ohne einen Menschen.
Drei Arbeiten, die in jeder Verwaltung Zeit kosten.
Nicht mehr Software, die jemand pflegen muss. Sondern die Vorarbeit an den Dingen, die schon da sind.
Jede Rechnung landet beim richtigen Objekt
Rechnungen kommen als PDF im Postfach an. Der Assistent liest sie, erkennt Objekt und Vorgang, prüft die Beträge gegen die Auftragsdaten und legt alles zur Freigabe vor — statt Ordner für Ordner von Hand zuzuordnen.
Post sortiert, Antwort vorbereitet
Mieteranfragen, Handwerkermitteilungen, Eigentümerpost: Der Assistent ordnet die Mail dem Vorgang zu, schreibt einen Antwortentwurf nach Ihrem Ton und stellt ihn bereit. Ihr Team gibt frei — nichts geht raus ohne einen Menschen.
Zahlungen und Nebenkosten im Blick
Der Assistent gleicht Eingänge mit offenen Rechnungen ab, markiert Säumnisse und bereitet die Nebenkostenabrechnung vor: Belege zusammen, Verteiler geprüft, Lücken benannt. Die Abnahme bleibt bei Ihnen.
Sechs Vorgänge, bei denen der Unterschied sichtbar wird.
Oben der Stand von heute, unten derselbe Vorgang, wenn die Vorarbeit nicht bei Ihnen hängen bleibt.
Rechnung vom Handwerker
Das PDF liegt im Postfach, der Objektbezug fehlt, die Zuordnung passiert abends von Hand — und wandert später zurück, weil das Objekt nicht stimmt.
Die Rechnung ist dem Objekt und dem Auftrag zugeordnet, der Betrag abgeglichen, Ihr Team gibt frei.
Mieteranfrage
Die Mail wird spät gesehen, die Antwort kommt aus dem Kopf, der Stand der Dinge steht drei Systeme weit verteilt.
Die Anfrage ist dem Mietverhältnis zugeordnet, der Antwortentwurf liegt vor, Ihr Team prüft und sendet.
Handwerkersteuerung
Beauftragung, Termine, Rechnungen und Rückfragen laufen über Zuruf, Zettel und drei Postfächer.
Auftrag, Termine und Belege hängen an einem Vorgang, offene Punkte sind benannt und angemahnt.
Zahlungseingang prüfen
Mieteingänge werden einzeln gegen die Liste gehalten, Abweichungen fallen erst bei der nächsten Mahnrunde auf.
Der Assistent gleicht ab und markiert, was nicht passt; die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Nebenkostenabrechnung
Belege suchen, Zahlen tippen, Verteilerschlüssel nachschlagen — die Abrechnung wird zum Winterprojekt.
Belege und Zahlen stehen bereit, Unstimmigkeiten sind markiert, die Abrechnung ist vorbereitet statt zusammengesucht.
Post vom Eigentümer
Anfragen an die Eigentümerversammlung gehen im Tagesgeschäft unter und kommen als Beschwerde zurück.
Die Post ist erfasst, beantwortet und dem Objekt zugeordnet, der Überblick bleibt sichtbar.
Wofür sich das lohnt.
- Hausverwaltungen, die Rechnungen heute von Hand dem Objekt zuordnen
- Verwaltungen, deren Postfach rund um die Uhr offen bleibt
- Vermieter, die Vermietung und Büroarbeit nebenbei allein stemmen
- Teams, die die nächste Nebenkostenabrechnung zusammensuchen statt vorbereiten
Wann wir absagen.
- Keine Teams ohne Daten in Systemen: ohne ein System für Objekte, Mietverhältnisse und Zahlungen bleibt jeder Assistent ein teurer Zettelkasten.
- Kein reiner Chat: Was fehlt, ist die Arbeit zwischen Postfach, Ablage und Verwaltungssystem, nicht ein weiteres Eingabefeld.
- Keine Abgabe Ihrer Entscheidungen: Wer Zusagen an Mieter und Eigentümer nicht ans Team delegiert, delegiert sie auch nicht an uns.
Vier Schritte, und nach Schritt vier entscheiden Sie.
Keine Vertragsautomatik, kein Vertriebs-Termin, den man erst wiederfinden muss.
Bogen ausfüllen
Vier Fragen zu Ihrer Verwaltung. Sie entscheiden, ob das Angebot zu Ihnen passt — nicht, ob Sie uns gefallen.
Wir prüfen, ob es passt
Wir melden uns binnen eines Werktags. Passt es nicht, sagen wir das und nennen den Grund.
21 Tage Einführung
Nach spätestens 21 Tagen übernimmt Ihr erster KI-Assistent eine Aufgabe im Tagesgeschäft. Sonst zahlen Sie den ersten Monat nicht.
Danach entscheiden Sie
Weiter mit KoBra Focus oder Schluss. Voraussetzung: Zugänge zu Postfach, Ablage und Zielsystem sowie eine Person für Freigaben liegen innerhalb von 3 Werktagen nach Start vor.
Ein Preis, eine Laufzeit, eine Garantie.
Nach der Laufzeit entscheiden Sie neu. Kein Termin, den man erst wiederfinden muss.
KoBra Focus
Mit Tempo-Garantie- ✓Prozessaufnahme und Priorisierung in der ersten Woche
- ✓Erster KI-Assistent spätestens nach 21 Tagen im Tagesgeschäft
- ✓Danach Monat für Monat weitere Abläufe, bis zu 6 insgesamt
- ✓Anbindung an Ihre Systeme, z. B. Outlook, Teams, SharePoint, ERP, CRM
- ✓Betrieb, Monitoring, Freigaberegeln und Audit-Log
- ✓Schulung Ihres Teams und monatlicher Entlastungsbericht
Nach spätestens 21 Tagen übernimmt Ihr erster KI-Assistent eine Aufgabe im Tagesgeschäft. Sonst zahlen Sie den ersten Monat nicht.
Voraussetzung: Zugänge zu Postfach, Ablage und Zielsystem sowie eine Person für Freigaben liegen innerhalb von 3 Werktagen nach Start vor.
0,5 bis 20 Mitarbeiter-Kapazitäten
So viel Arbeitszeit nehmen KI-Assistenten bei unseren Kunden ab, je nach Unternehmensgröße und Prozess. Für Hausverwaltungen und Vermieter bedeutet das: Rechnungen, Post und Nebenkosten laufen vor, ein Mensch gibt frei.
Was Verwaltungen vorher wissen wollen.
Was macht so ein Assistent in der Verwaltung konkret?
Er übernimmt die Vorarbeit an wiederkehrender Büroarbeit: Rechnungen lesen und dem Objekt zuordnen, Post von Mietern, Handwerkern und Eigentümern sortieren und Antwortentwürfe schreiben, Zahlungen abgleichen, Nebenkostenunterlagen vorbereiten, Fristen behalten. Entscheidungen, Preise und Zusagen bleiben bei Ihrem Team — nichts verlässt die Verwaltung ohne einen Menschen.
Muss ich meine Verwaltungssoftware wechseln?
Nein. Wir setzen auf den Systemen auf, die Sie schon nutzen: Outlook und Microsoft 365, Ihre Verwaltungssoftware, die Ablage, die Buchhaltung. Nützlich ist nur, dass Objekte, Mietverhältnisse und Zahlungen an einer Stelle stehen.
Wer entscheidet, was der Assistent darf?
Sie, zusammen mit uns. Wir legen vor dem Start schriftlich fest, welche Vorgänge er allein vorbereiten darf und welche eine Freigabe brauchen. Jede seiner Aktionen ist protokolliert und nachvollziehbar.
Was ist mit Datenschutz und den Daten meiner Mieter?
Betrieb auf deutschen Servern, Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, Rollen und Zugriffsrechte, Löschweg, Exportweg, Protokoll jeder Aktion. Welche Systeme und Datenarten wir im Einzelnen nutzen, halten wir vor dem Start schriftlich fest.
Wann ist der Assistent produktiv?
Nach spätestens 21 Tagen übernimmt Ihr erster KI-Assistent eine Aufgabe im Tagesgeschäft. Sonst zahlen Sie den ersten Monat nicht. Voraussetzung: Zugänge zu Postfach, Ablage und Zielsystem sowie eine Person für Freigaben liegen innerhalb von 3 Werktagen nach Start vor.
Was kostet das?
KoBra Focus: 4.000 € pro Monat über 6 Monate, bis zu 6 Arbeitsabläufe, inklusive Betrieb. Erster KI-Assistent in 21 Tagen, garantiert.
Welcher Vorgang in Ihrer Verwaltung kostet am meisten Zeit?
Das ist die einzige Frage, die zählt. Antworten Sie auf die vier im Bogen, und wir melden uns binnen eines Werktags.
Die Angaben aus dem Bogen nutzen wir allein, um Ihre Anfrage zu prüfen und Sie deshalb zu kontaktieren. Daraus entstehen keine Werbenachrichten; Ihre Zustimmung können Sie jederzeit zurücknehmen. Ihre Daten liegen auf deutschen Servern und wir schließen eine Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Stand der Angaben: 2026. Impressum · Datenschutzerklärung