Angebotsautomatisierung mit KI: Von der Anfrage zum Angebot in Minuten

Der Kunde schickt eine Anfrage.

Der Vertrieb liest sie. Recherchiert Preise. Prüft Verfügbarkeit. Kalkuliert. Schreibt das Angebot. Lässt es freigeben. Schickt es raus.

Durchschnittliche Zeit: 1-3 Tage.

In dieser Zeit hat der Kunde vielleicht schon bei der Konkurrenz angefragt. Und deren Angebot bekommen.

Das Problem mit langsamen Angeboten

Verlorene Aufträge

Studien zeigen: 35-50% der Aufträge gehen an den Anbieter, der zuerst ein qualifiziertes Angebot liefert. Nicht an den günstigsten. An den schnellsten.

Frustrierte Vertriebsmitarbeiter

Ihr Vertrieb will verkaufen. Stattdessen tippen sie Angebote. Das ist nicht der Job, für den sie angetreten sind.

Inkonsistente Qualität

Angebot A sieht anders aus als Angebot B. Unterschiedliche Rabatte für gleiche Kunden. Keine einheitliche Struktur.

Fehlende Nachverfolgung

Angebot raus, dann passiert erstmal nichts. Wer hakt nach? Wann? Mit welchem Ergebnis?

Wie KI-gestützte Angebotsautomatisierung funktioniert

Schritt 1: Anfrage erfassen

Kunde schickt Anfrage per Email, Formular, oder Telefon (transkribiert).

Die KI extrahiert:

• Was wird angefragt? (Produkte/Dienstleistungen)
• Welche Mengen?
• Welcher Zeitrahmen?
• Welche besonderen Anforderungen?

Schritt 2: Kunde identifizieren

Die KI prüft im CRM:

• Bestandskunde? → Historische Daten laden
• Neukunde? → Recherche starten
• Welche Konditionen gelten?
• Welche Rabattstaffeln?

Schritt 3: Konfiguration

Die KI stellt das Angebot zusammen:

• Passende Produkte/Leistungen wählen
• Preise kalkulieren
• Rabatte anwenden
• Cross-Selling-Optionen prüfen

Schritt 4: Dokument erstellen

Professionelles Angebotsdokument:

• Corporate Design
• Alle Positionen mit Beschreibung
• Konditionen und AGB
• Kontaktdaten

Schritt 5: Prüfung (optional)

Bei komplexen Anfragen: Vertrieb prüft und passt an. Bei Standardanfragen: Direkt raus.

Schritt 6: Versand und Tracking

Angebot wird automatisch versendet. System trackt:

• Wurde es geöffnet?
• Welche Seiten wurden gelesen?
• Wie lange?

Schritt 7: Follow-up

Automatische Erinnerung an Vertrieb: "Kunde X hat Angebot geöffnet, aber nicht geantwortet. Nachfassen?"

Zeitvergleich

Schritt	Manuell	Mit KI
Anfrage lesen	5 min	5 sek
Kunde recherchieren	10 min	2 sek
Preise recherchieren	15 min	3 sek
Konfiguration	20 min	10 sek
Dokument erstellen	30 min	5 sek
Prüfung	10 min	2 min (nur komplex)
Versand	5 min	automatisch
Gesamt	95 min	2-3 min

Das ist eine 95% Zeitersparnis.

Welche Angebote können automatisiert werden?

Vollautomatisch (90% der Fälle)

• Standardprodukte mit Listenpreisen
• Bekannte Kunden mit definierten Konditionen
• Klar spezifizierte Anfragen
• Innerhalb definierter Parameter

Teilautomatisch (10% der Fälle)

• Komplexe Projekte
• Individuelle Konfigurationen
• Neue Großkunden
• Außergewöhnliche Anforderungen

Auch bei teilautomatischen Angeboten: Die KI macht 80% der Arbeit. Der Vertrieb ergänzt und prüft.

Integration

CRM-Systeme

Salesforce:

• Opportunity anlegen
• Quote erstellen
• Aktivitäten tracken

HubSpot:

• Deal erstellen
• Quote generieren
• Email-Tracking

Pipedrive:

• Deal anlegen
• Dokumente anhängen
• Aktivitäten loggen

ERP-Systeme

SAP:

• Preise aus MM/SD
• Verfügbarkeit prüfen
• Angebot als Beleg

Microsoft Dynamics:

• Quotes in Business Central
• Preislisten-Integration

Produktkonfiguratoren

Falls vorhanden: Die KI nutzt bestehende Konfiguratoren, um valide Kombinationen zu erstellen.

ROI-Beispiel

Annahmen

• 100 Angebote pro Monat
• Durchschnittlicher Auftragswert: 5.000€
• Conversion Rate: 25%
• Vertriebskosten: 60€/Stunde

Ohne Automatisierung

• Zeit pro Angebot: 95 min
• Gesamtzeit: 158 Stunden/Monat
• Kosten: 9.500€/Monat
• Aufträge: 25 × 5.000€ = 125.000€

Mit Automatisierung

• Zeit pro Angebot: 5 min (inkl. Prüfung)
• Gesamtzeit: 8 Stunden/Monat
• Kosten: 500€/Monat
• KI-Lizenz: 600€/Monat
• Gesamtkosten: 1.100€/Monat

Zeitgewinn: 150 Stunden/Monat

Diese Zeit kann der Vertrieb für Akquise nutzen. Annahme: 20% mehr Anfragen → 20% mehr Aufträge → +25.000€/Monat Umsatz.

Schnellere Angebote = Höhere Conversion

Wenn Sie statt in 2 Tagen in 2 Stunden anbieten, steigt die Conversion Rate erfahrungsgemäß um 15-30%.

25% → 32% = 7 zusätzliche Aufträge/Monat = +35.000€/Monat Umsatz.

Häufige Fragen

"Unsere Angebote sind zu individuell"

90% der Individualität sind Wiederholungen. Die KI lernt aus historischen Angeboten, welche Varianten für welche Anfragen passen.

"Kunden erwarten persönliche Ansprache"

Die KI personalisiert: Name, Unternehmen, Branche, Historie. Das Angebot wirkt persönlich — weil es auf den Kunden zugeschnitten ist.

"Was wenn die Preise falsch sind?"

Preise kommen aus Ihrem ERP/CRM. Die KI erfindet keine Preise. Außerdem: Freigabeworkflows für Sonderfälle.

"Wir haben komplexe Rabattstrukturen"

Perfekt. Die KI wendet Rabattregeln konsistent an — im Gegensatz zu Menschen, die mal großzügiger, mal strenger sind.

Implementierung

Woche 1-2: Analyse

• Angebotsprozess verstehen
• Datenquellen identifizieren
• Regeln definieren

Woche 3-4: Setup

• CRM/ERP anbinden
• Templates erstellen
• Preislogik implementieren

Woche 5-6: Training

• Historische Angebote analysieren
• KI auf Ihre Produkte trainieren
• Testläufe durchführen

Woche 7-8: Rollout

• Schrittweise Aktivierung
• Monitoring
• Optimierung

Nächster Schritt

Sie erstellen 20+ Angebote pro Monat? Zeit für Automatisierung.

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Wir schauen uns Ihren Angebotsprozess an:

• Wie lange dauert ein Angebot heute?
• Welche Produkte/Leistungen bieten Sie an?
• Wo liegt das Optimierungspotenzial?

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Weiterführende Artikel

• Auftragseingang automatisieren — Wenn aus dem Angebot eine Bestellung wird
• Email-Triage mit KI — Anfragen automatisch erkennen
• CRM-Integration — Was kostet die Anbindung?