Auftragseingang automatisieren: Wie KI Ihre Bestellungen in 3 Sekunden verarbeitet
Ihre Kunden schicken Bestellungen. Per Email. Per Fax. Per PDF-Anhang. Manchmal sogar per WhatsApp-Foto.
Und dann passiert was? Jemand in Ihrem Backoffice öffnet die Email. Liest die Bestellung. Tippt die Daten ins ERP. Prüft, ob alles stimmt. Schickt eine Bestätigung. Nächste Email.
8 Minuten pro Bestellung. 200 Bestellungen am Tag. 26 Stunden Tipparbeit. Jeden. Einzelnen. Tag.
Das ist kein Prozess. Das ist eine Strafe.
Das Problem mit dem Auftragseingang
Jeder redet von Digitalisierung. Aber der Auftragseingang — der erste Kontaktpunkt mit dem Kunden — läuft in 80% der deutschen Unternehmen noch manuell.
Warum? Weil Kunden sich nicht ändern.
Ihr größter Kunde schickt seit 15 Jahren Bestellungen als PDF. Der will kein Portal. Der will keine App. Der will seine Email schreiben, PDF anhängen, fertig. Und Sie? Sie können ihm nicht sagen "Bitte nutzen Sie unser EDI-System". Dann geht er zur Konkurrenz.
Also tippen Ihre Leute. Und tippen. Und tippen.
Die versteckten Kosten
8 Minuten pro Bestellung klingt nach wenig. Aber rechnen wir mal:
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Bestellungen pro Tag | 200 |
| Minuten pro Bestellung | 8 |
| Arbeitsstunden pro Tag | 26,7 |
| Mitarbeiter (bei 8h/Tag) | 3,3 |
| Jahreskosten (bei 50.000€/MA) | 165.000€ |
165.000€ pro Jahr. Für Abtippen.
Dazu kommen die Fehler. Bei manueller Eingabe liegt die Fehlerquote bei 2-4%. Bei 200 Bestellungen sind das 4-8 falsche Aufträge — jeden Tag. Falsche Menge. Falsches Produkt. Falsche Adresse.
Was kostet ein falscher Auftrag? Retoure, Neuversand, Kundenärger. Konservativ geschätzt: 50€ pro Fehler. Bei 6 Fehlern täglich: 300€. Pro Tag. 75.000€ pro Jahr.
Gesamtkosten manueller Auftragseingang: 240.000€/Jahr.
Für ein mittelständisches Unternehmen mit 200 Bestellungen am Tag.
Wie KI den Auftragseingang automatisiert
KI-gestützte Auftragsverarbeitung funktioniert so:
- Email kommt rein — Kunde schickt Bestellung (PDF, Excel, Freitext)
- KI liest — Dokumenten-KI extrahiert alle relevanten Daten in 3 Sekunden
- Matching — System prüft Kunde, Produkte, Preise gegen Stammdaten
- Validierung — Abweichungen werden markiert (Menge ungewöhnlich hoch? Produkt nicht im Sortiment?)
- ERP-Buchung — Auftrag wird automatisch angelegt
- Bestätigung — Kunde erhält Auftragsbestätigung per Email
Der Mensch kommt nur noch ins Spiel, wenn die KI unsicher ist. Bei 95% der Aufträge: keine menschliche Interaktion nötig.
Was die KI erkennt
Moderne Dokumenten-KI ist kein simples OCR. Sie versteht Kontext.
Aus einer Email:
"Hallo, wir brauchen wieder 50 Paletten von dem Zeug wie letztes Mal. Lieferung bitte nächste Woche Donnerstag, wie immer an die Zentrale."
Die KI versteht:
- Menge: 50 Paletten
- Produkt: Identisch zur letzten Bestellung (Lookup in Historie)
- Lieferdatum: Kommender Donnerstag
- Lieferadresse: Stammadresse "Zentrale"
Kein Abtippen. Keine Interpretation. Die KI hat alle Infos.
Aus einem PDF-Formular: Kundenspezifische Bestellformulare? Kein Problem. Die KI lernt Ihr Format. Nach 20 Beispielen erkennt sie jedes Feld — egal wo es steht.
Aus einer Excel-Tabelle: Großkunden schicken oft Excel-Listen mit 500 Positionen. Die KI importiert alles in einem Durchgang. 500 Positionen in 8 Sekunden.
Die 5 typischen Auftragseingangs-Szenarien
Szenario 1: Der Email-PDF-Klassiker
Situation: 70% Ihrer Bestellungen kommen als PDF-Anhang per Email.
Lösung:
- Email-Postfach wird überwacht
- Neue Email mit PDF → KI liest
- Daten werden extrahiert und mit Kundenstamm abgeglichen
- Auftrag erscheint im ERP zur Freigabe
Zeitersparnis: Von 8 Minuten auf 30 Sekunden (nur Freigabe-Klick).
Szenario 2: Der Fax-Dinosaurier
Situation: Ihr größter Kunde faxt. Ja, wirklich. Fax.
Lösung:
- Fax-to-Email-Gateway (haben die meisten eh schon)
- KI behandelt Fax-Scan wie PDF
- Handschrift? Kein Problem — trainiert auf 500.000+ Dokumenten
Zeitersparnis: Identisch zu Email-PDF. Fax ist nur ein anderer Eingangskanal.
Szenario 3: Das Kundenportal-Chaos
Situation: Sie haben ein Kundenportal, aber nur 20% nutzen es. Der Rest schickt weiter Emails.
Lösung:
- Beide Kanäle laufen parallel
- Portal-Bestellungen → direkt ins ERP
- Email-Bestellungen → KI → ERP
- Ein Dashboard für alles
Vorteil: Sie zwingen niemanden ins Portal. Wer will, nutzt es. Wer nicht will, schickt Email. Beides wird automatisiert.
Szenario 4: Die WhatsApp-Bestellung
Situation: Außendienst schickt Kundenbestellungen per WhatsApp-Foto.
Lösung:
- WhatsApp Business API
- Foto kommt rein → KI liest → Daten gehen ins ERP
- Außendienst bekommt Bestätigung: "Auftrag #4711 angelegt"
Zeitersparnis: Außendienst muss nicht mehr ins Büro kommen, um Bestellungen zu diktieren.
Szenario 5: Das EDI-Desaster
Situation: Sie haben EDI mit Großkunden, aber jeder hat ein anderes Format.
Lösung:
- KI als "Universal-Übersetzer"
- Jedes EDI-Format wird gelernt
- Ausgang: Ihr Standard-ERP-Format
Vorteil: Sie brauchen keine teuren EDI-Mappings mehr. Die KI lernt das Format in 2 Stunden.
Integration in Ihr bestehendes System
"Müssen wir unser ERP wechseln?"
Nein. Die KI dockt an. Per API, per CSV, per SFTP. Was auch immer Ihr System kann.
SAP
- Standard-BAPI für Auftragsanlage
- Oder CSV-Import über Batch-Job
- Echtzeit oder täglich — Ihre Wahl
Microsoft Dynamics / Navision
- REST-API Integration
- Oder Business Central Connector
- Automatische Stammdaten-Synchronisation
Sage / DATEV
- CSV-Export aus KI-System
- Automatischer Import in Buchhaltung
- Fehlerprotokolle bei Abweichungen
Legacy-Systeme
- Kein API? Kein Problem
- CSV auf SFTP-Server
- Ihr System holt ab, wann es will
Die Integration dauert 3-7 Tage. Nicht 3-7 Monate.
ROI-Rechnung: Lohnt sich das?
Nehmen wir das Beispiel von oben: 200 Bestellungen/Tag, 240.000€ Jahreskosten für manuellen Prozess.
Mit KI-Automatisierung:
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Setup (einmalig) | 15.000€ |
| Monatliche Lizenz | 2.500€/Monat |
| Jahreskosten | 45.000€ |
Ersparnis: 195.000€ im ersten Jahr.
Break-even nach 5 Wochen.
Dazu: Fehlerquote sinkt von 3% auf 0,3%. Das sind 73.000€ weniger Fehlerkosten.
Gesamtersparnis Jahr 1: 268.000€.
Was passiert, wenn die KI unsicher ist?
Die KI ist nicht perfekt. Bei 5-10% der Bestellungen braucht sie Hilfe.
- Unbekannter Kunde → Manuell prüfen: Neukunde oder Tippfehler?
- Produkt nicht erkannt → Dropdown-Auswahl aus Produktkatalog
- Menge unplausibel → "Wirklich 10.000 Stück?" → Bestätigen oder korrigieren
Das ist keine Schwäche. Das ist eingebaute Qualitätssicherung.
Wichtig: Die KI lernt aus jeder Korrektur. Nach 3 Monaten sind es keine 5% Unsicherheit mehr, sondern 2%. Nach einem Jahr: unter 1%.
Die ersten 30 Tage
Tag 1-3: Analyse
- Wir schauen uns Ihre aktuellen Bestellungen an
- Welche Formate? Welche Kunden? Welche Volumen?
- Definition der Erfolgskriterien
Tag 4-7: Setup
- Email-Postfach wird angebunden
- KI wird auf Ihre Dokumente trainiert (20-50 Beispiele)
- ERP-Schnittstelle wird konfiguriert
Tag 8-14: Parallelbetrieb
- KI läuft mit, aber Ihre Leute machen noch alles manuell
- Wir vergleichen: Was hätte die KI erkannt? Wo lag sie falsch?
- Finetuning des Modells
Tag 15-21: Pilotbetrieb
- KI übernimmt 50% der Bestellungen
- Menschliche Kontrolle bei jedem Auftrag
- Fehler werden korrigiert und gelernt
Tag 22-30: Vollbetrieb
- KI übernimmt alle Bestellungen
- Menschen prüfen nur noch Ausnahmen
- Sie sparen ab Tag 22 echtes Geld
Warum Unternehmen zögern (und warum sie es trotzdem tun sollten)
"Unsere Kunden sind zu unterschiedlich"
Genau deshalb brauchen Sie KI. Regelbasierte Systeme scheitern an Varianz. KI nicht. Je unterschiedlicher Ihre Kunden bestellen, desto größer der Vorteil gegenüber manueller Verarbeitung.
"Wir haben zu wenig IT-Kapazität"
Die Integration machen wir. Ihre IT muss nur Zugänge freischalten (ERP-API, Email-Postfach). Das ist ein halber Tag Arbeit.
"Was, wenn es schiefgeht?"
Dann tippen Sie eine Woche lang manuell, während wir das Problem fixen. Worst Case: Sie sind da, wo Sie vorher waren. Best Case: 200.000€ Ersparnis pro Jahr.
"Unsere Kunden wollen persönliche Betreuung"
Die Automatisierung ersetzt nicht den Kundenkontakt. Sie ersetzt das Abtippen. Ihre Mitarbeiter haben danach mehr Zeit für echte Kundenbetreuung.
Nächster Schritt
Sie verarbeiten 50+ Bestellungen am Tag? Dann rechnet sich Automatisierung.
Wir schauen uns 30 Minuten lang Ihren Auftragseingang an und sagen Ihnen:
- Wie viel Sie mit Automatisierung sparen
- Wie lange die Umsetzung dauert
- Welche Systeme angebunden werden müssen
Kein Verkaufsgespräch. Nur Zahlen.
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