Rechnungsverarbeitung automatisieren: Von der Eingangsrechnung zur Buchung

200 Eingangsrechnungen pro Monat. Das ist der Durchschnitt im Mittelstand.

Jede Rechnung: Öffnen, lesen, prüfen, kontieren, buchen, ablegen. 15 Minuten pro Rechnung, wenn alles glatt läuft.

200 × 15 Minuten = 50 Stunden pro Monat. Nur für Rechnungen.

Das ist Zeit, die Ihre Buchhaltung für Wichtigeres nutzen könnte.

Der manuelle Prozess

Schritt 1: Eingang

Rechnungen kommen rein:

Per Email (70%)
Per Post (20%)
Über Portale (10%)

Jemand muss sie sammeln, sortieren, dem richtigen Vorgang zuordnen.

Schritt 2: Erfassung

Die Buchhaltung öffnet die Rechnung und tippt ab:

Lieferant
Rechnungsnummer
Datum
Positionen
Beträge (netto, USt, brutto)
Zahlungsziel

Schritt 3: Prüfung

Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein?
Wurde die Leistung erbracht?
Sind die Preise korrekt?
Ist die Rechnung formal korrekt (USt-ID, Pflichtangaben)?

Schritt 4: Kontierung

Welches Sachkonto?
Welche Kostenstelle?
Welches Projekt?

Schritt 5: Freigabe

Bei größeren Beträgen: Freigabe durch Vorgesetzten einholen.

Schritt 6: Buchung

Daten ins ERP/Buchhaltungssystem übertragen.

Schritt 7: Ablage

Rechnung archivieren (GoBD-konform, 10 Jahre).

Gesamtzeit: 12-20 Minuten pro Rechnung.

Die automatisierte Alternative

Schritt 1: Eingang (automatisch)

Email kommt rein. Die KI erkennt: Das ist eine Rechnung. Anhang wird extrahiert.

Schritt 2: Erfassung (automatisch)

Die KI liest die Rechnung und extrahiert:

Alle Kopfdaten
Alle Positionen
Alle Beträge
Zahlungsinformationen

Zeit: 2-3 Sekunden.

Schritt 3: Prüfung (automatisch)

Die KI gleicht ab:

Bestellung vorhanden? → Abgleich mit Bestelldaten
Mengen korrekt? → Vergleich mit Lieferschein
Preise korrekt? → Vergleich mit Rahmenverträgen
Formal korrekt? → Pflichtangaben-Check

Bei Abweichungen: Automatische Markierung, Benachrichtigung an Sachbearbeiter.

Schritt 4: Kontierung (automatisch)

Die KI lernt aus historischen Buchungen:

Lieferant X → Sachkonto 4710
Büromaterial → Kostenstelle 100
IT-Dienstleistungen → Projekt P-2024-15

Genauigkeit: 95%+ nach 3 Monaten Training.

Schritt 5: Freigabe (halb-automatisch)

Workflow wird automatisch gestartet:

Rechnung < 1.000€: Auto-Freigabe
1.000€ - 10.000€: Abteilungsleiter
10.000€: Geschäftsführung

Freigabe per Klick in der App oder per Email.

Schritt 6: Buchung (automatisch)

Nach Freigabe: Automatische Buchung im ERP.

Schritt 7: Ablage (automatisch)

GoBD-konforme Archivierung mit Volltextsuche.

Gesamtzeit mit Mensch: 30 Sekunden (Prüfung und Freigabe-Klick).

Was die KI erkennt

Standard-Rechnungen

Strukturierte PDFs: 99,5% Genauigkeit
Gescannte Rechnungen: 97% Genauigkeit
Rechnungen in verschiedenen Sprachen: DE, EN, FR, PL, ...

Sonderfälle

Sammelrechnungen: Mehrere Bestellungen in einer Rechnung → werden aufgesplittet.

Teilrechnungen: Werden als solche erkannt und der Gesamtbestellung zugeordnet.

Gutschriften: Werden automatisch als Gutschrift verarbeitet.

Mahnungen: Werden erkannt und priorisiert weitergeleitet.

Integration

DATEV

Direkter Export im DATEV-Format
Belege werden automatisch zugeordnet
Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online

SAP

Buchung über BAPI
Workflow-Integration
Archivierung im SAP DMS

Microsoft Dynamics

Business Central Integration
Purchase Invoice API
Genehmigungsworkflows

Lexware / Sage / ADDISON

CSV/XML-Export
Oder direkte API-Anbindung
Individuelle Mappings

ROI-Berechnung

Beispiel: 200 Rechnungen/Monat

Manueller Prozess:

Posten	Wert
Zeit pro Rechnung	15 min
Gesamtzeit/Monat	50 Stunden
Personalkosten (50€/h)	2.500€/Monat
Fehlerquote	3%
Fehlerkosten (Mahnungen, Skonti)	300€/Monat
Gesamtkosten	2.800€/Monat

Automatisierter Prozess:

Posten	Wert
Zeit pro Rechnung	30 sek
Gesamtzeit/Monat	1,7 Stunden
Personalkosten	85€/Monat
KI-Lizenz	400€/Monat
Fehlerquote	0,3%
Fehlerkosten	30€/Monat
Gesamtkosten	515€/Monat

Ersparnis: 2.285€/Monat = 27.420€/Jahr

Bei 500 Rechnungen/Monat: 68.000€/Jahr Ersparnis.

Compliance und Sicherheit

GoBD-Konformität

Unveränderliche Archivierung
Verfahrensdokumentation
Protokollierung aller Zugriffe
10-Jahres-Aufbewahrung

DSGVO

Verarbeitung in der EU
Keine Weitergabe an Dritte
Löschkonzept implementiert

Audit-Trail

Jede Aktion wird protokolliert:

Wer hat wann was gemacht?
Welche Änderungen wurden vorgenommen?
Wer hat freigegeben?

Implementierung

Phase 1: Setup (1 Woche)

Email-Postfach anbinden
ERP-Schnittstelle konfigurieren
Kontierungsregeln definieren
Freigabe-Workflow einrichten

Phase 2: Training (2 Wochen)

100+ historische Rechnungen verarbeiten
Kontierungslogik lernen
Lieferanten-spezifische Regeln
Ausnahmen definieren

Phase 3: Parallelbetrieb (2 Wochen)

KI verarbeitet, Mensch prüft alles
Fehler werden korrigiert
System lernt weiter

Phase 4: Produktivbetrieb

Automatische Verarbeitung aktiviert
Nur Ausnahmen werden manuell geprüft
Monatliches Reporting

Häufige Einwände

"Unsere Rechnungen sind zu unterschiedlich"

Die KI ist auf Varianz trainiert. Tausende Rechnungsformate, hunderte Layouts. Je mehr Varianz, desto mehr zeigt sich der Vorteil gegenüber starren OCR-Lösungen.

"Unsere Buchhaltung macht das nebenbei"

Genau das ist das Problem. "Nebenbei" heißt: Andere Aufgaben leiden. Mit Automatisierung kann Ihre Buchhaltung sich auf Analyse, Planung und Controlling konzentrieren.

"Was wenn das System Fehler macht?"

Das System macht Fehler. Aber: Weniger als Menschen (0,3% vs. 3%). Und: Fehler werden erkannt und markiert. Die KI weiß, wenn sie unsicher ist.

Nächster Schritt

Sie verarbeiten 50+ Rechnungen pro Monat? Zeit für Automatisierung.

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Wir schauen uns Ihren Rechnungsprozess an:

Wie viele Rechnungen verarbeiten Sie?
Welche Systeme sind im Einsatz?
Wo liegt das größte Einsparpotenzial?

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Auftragseingang automatisieren — Die andere Seite: Ausgangsrechnungen aus Bestellungen
Email-Triage mit KI — Rechnungen automatisch erkennen und weiterleiten
ERP-Erweiterungen entwickeln — Individuelle Anpassungen