Bestellverarbeitung mit KI: Vom Eingang zur Buchung in 3 Sekunden

Eine Bestellung kommt rein. Per Email. PDF-Anhang.

Ihr Mitarbeiter öffnet die Email. Öffnet das PDF. Öffnet das ERP. Tippt die Kundennummer. Sucht den Kunden. Tippt die Artikelnummern. Sucht die Artikel. Tippt die Mengen. Prüft die Preise. Speichert. Schickt Bestätigung.

8 Minuten. Für eine Bestellung.

Bei 100 Bestellungen am Tag: 13 Stunden Tipparbeit. Fast zwei Vollzeitstellen. Nur fürs Abtippen.

Das muss nicht sein.

Wie KI-gestützte Bestellverarbeitung funktioniert

Schritt 1: Eingang erkennen

Die KI überwacht Ihren Posteingang. Eine neue Email kommt rein. Die KI analysiert:

• Ist das eine Bestellung? (Nicht jede Email ist eine)
• Von welchem Kunden?
• Welches Format? (PDF, Excel, Freitext)

In 0,3 Sekunden ist klar: "Bestellung von Kunde 4711, PDF-Anhang, Standard-Format."

Schritt 2: Inhalt extrahieren

Die KI öffnet das PDF. Keine Template-Erkennung. Echtes Verstehen.

Sie findet:

• Kopfdaten: Bestellnummer, Datum, Lieferadresse
• Positionen: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Preis
• Konditionen: Liefertermin, Zahlungsziel, Versandart

Auch wenn das PDF:

• Gescannt ist (nicht digital)
• Ein anderes Layout hat als letzte Woche
• Handschriftliche Notizen enthält
• In schlechter Qualität ist

Die KI liest, was ein Mensch lesen kann. Und einiges, was er übersieht.

Schritt 3: Stammdaten abgleichen

Bevor irgendwas gebucht wird: Validierung.

• Kunde bekannt? → Stammdaten laden
• Artikel vorhanden? → Bestand prüfen
• Preis korrekt? → Mit Preisliste vergleichen
• Liefertermin machbar? → Kapazität checken

Abweichungen werden markiert:

• "Artikel 7890 nicht im Sortiment — meinten Sie 7809?"
• "Preis weicht 12% von Listenpreis ab — Sonderkonditionen?"
• "Liefermenge übersteigt Bestand — Teillieferung?"

Schritt 4: ERP-Buchung

Alles okay? Die KI legt den Auftrag an. Automatisch. In Ihrem ERP.

• SAP: BAPI-Aufruf, Auftrag angelegt
• Microsoft Dynamics: API-Call, Order created
• Sage: Import, Beleg gebucht
• Eigenentwicklung: REST/CSV, Daten übertragen

Der Auftrag existiert. Mit allen Positionen. Allen Konditionen. Allen Verknüpfungen.

Schritt 5: Bestätigung

Der Kunde bekommt automatisch eine Auftragsbestätigung. Per Email. Mit PDF. Professionell formatiert.

Ihr Mitarbeiter? Sieht eine Notification: "Auftrag 4711 angelegt und bestätigt."

Falls er will, kann er nachschauen. Muss er aber nicht.

Was die KI aus verschiedenen Formaten liest

PDF-Bestellformulare

Der Klassiker. 70% aller B2B-Bestellungen.

• Strukturierte Formulare: 99,8% Genauigkeit
• Freiformat-PDFs: 97% Genauigkeit
• Gescannte Dokumente: 95% Genauigkeit

Excel-Listen

Großkunden schicken gerne Excel. 500 Positionen in einer Datei.

• Automatische Spaltenerkennung
• Umgang mit Formatierungschaos (leere Zeilen, merged cells)
• Validierung gegen Artikelstamm

Eine Excel mit 500 Zeilen? 8 Sekunden. Nicht 4 Stunden.

Email-Freitext

"Hallo, wir brauchen wieder 50 Stück von dem Blauen. Diesmal bitte an die Filiale Süd. Bis Freitag wenn möglich. Danke!"

Die KI versteht:

• Menge: 50
• Artikel: "das Blaue" → Lookup in Bestellhistorie → Artikel 4523
• Adresse: "Filiale Süd" → Lieferadresse aus Stammdaten
• Termin: Kommender Freitag

Kontext ist alles. Die KI hat den Kontext.

EDI / XML

Sie haben EDI mit einigen Kunden? Gut. Aber jeder hat ein anderes Format.

Die KI normalisiert alles. EDIFACT, XML, JSON, CSV — am Ende steht ein einheitlicher Auftrag in Ihrem ERP.

Integration in bestehende Systeme

SAP

• S/4HANA: REST-API
• ECC: BAPI / RFC
• Business One: Service Layer

Setup-Zeit: 3-5 Tage

Microsoft Dynamics 365

• Business Central: AL Extensions
• Finance & Operations: Data Entities
• CRM-Anbindung optional

Setup-Zeit: 2-4 Tage

Sage

• Sage 100: API
• Sage X3: Web Services
• Sage 50: CSV-Import

Setup-Zeit: 3-5 Tage

Eigenentwicklungen

• REST-API vorhanden? Direkte Integration
• Keine API? Datenbank-Insert oder CSV
• Legacy-System? Wir finden einen Weg

Setup-Zeit: 5-10 Tage

ROI: Die Zahlen

Beispiel: 100 Bestellungen/Tag

Kennzahl	Manuell	Mit KI
Zeit pro Bestellung	8 min	10 sek (Prüfung)
Tagesaufwand	13,3 h	0,3 h
FTE benötigt	1,7	0,04
Fehlerquote	3%	0,3%
Kosten/Jahr (Personal)	85.000€	2.000€

Kosten der Automatisierung

• Setup: 10.000€ (einmalig)
• Lizenz: 1.500€/Monat = 18.000€/Jahr

Ersparnis Jahr 1

• Personalkosten gespart: 83.000€
• Minus Setup und Lizenz: 28.000€
• Nettoersparnis: 55.000€

Zusätzliche Benefits

• Fehlerkosten gespart: Bei 3% Fehlerquote und 50€/Fehler = 54.000€/Jahr
• Schnellere Bearbeitung: Bestellungen werden in Minuten bestätigt, nicht Stunden
• 24/7-Verfügbarkeit: Nachtbestellungen werden sofort verarbeitet
• Skalierbarkeit: 200 Bestellungen kosten nicht mehr als 100

Typische Einwände

"Unsere Bestellungen sind zu individuell"

Das hören wir oft. Und dann sehen wir: 80% der Bestellungen folgen 5 Mustern.

Die KI lernt Ihre Muster. Nach 2 Wochen kennt sie jeden Stammkunden, jedes Format, jede Besonderheit.

Die wirklich individuellen 20%? Die gehen zur manuellen Prüfung. Aber 80% Automatisierung ist immer noch 80% Zeitersparnis.

"Wir haben zu wenig IT-Kapazität"

Die Integration machen wir. Ihre IT muss:

• ERP-API-Zugang einrichten (1 Tag)
• Email-Postfach freigeben (1 Stunde)
• Testumgebung bereitstellen (optional)

Mehr nicht.

"Was wenn das System ausfällt?"

Dann machen Sie es manuell. Wie bisher.

Aber: Unsere Uptime liegt bei 99,9%. Das sind maximal 8 Stunden Downtime pro Jahr. Geplante Wartung, nachts.

"Unsere Mitarbeiter haben Angst um ihre Jobs"

Verständlich. Aber: Die Mitarbeiter werden nicht ersetzt. Sie werden versetzt.

Von "Bestellungen abtippen" zu:

• Kundenbetreuung
• Problemlösung
• Prozessoptimierung
• Vertriebsunterstützung

Die monotone Arbeit fällt weg. Die interessante bleibt.

Implementation: 3 Wochen

Woche 1

• Analyse Ihrer Bestellformate
• ERP-Schnittstelle einrichten
• KI auf Ihre Dokumente trainieren

Woche 2

• Parallelbetrieb: KI läuft mit, Menschen prüfen alles
• Tägliche Verbesserung der Erkennungsrate
• Feintuning der Validierungsregeln

Woche 3

• Produktivbetrieb mit menschlicher Kontrolle
• Nur Ausnahmen werden manuell bearbeitet
• Reporting und Dashboards aktiv

Nach 3 Wochen: 80%+ Ihrer Bestellungen laufen automatisch.

Was Sie brauchen

Technisch

• Email-Postfach (Exchange, Gmail, IMAP)
• ERP mit API oder Import-Funktion
• Artikelstammdaten digital verfügbar

Organisatorisch

• 1 Ansprechpartner für Fragen
• 50+ Beispiel-Bestellungen zum Training
• Bereitschaft, Prozesse anzupassen

Was Sie NICHT brauchen

• IT-Projekt über 6 Monate
• Neue Software für alle Mitarbeiter
• Änderungen an Ihrem ERP

Nächster Schritt

100+ Bestellungen pro Tag? Zu viel Zeit mit Tippen verschwendet?

Kostenlose Prozessanalyse →

30 Minuten. Wir schauen uns Ihre Bestellungen an und sagen Ihnen:

• Automatisierungspotenzial in Prozent
• Ersparnis in Euro
• Timeline bis zum Go-Live

Keine PowerPoints. Nur Fakten.

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Weiterführende Artikel

• Auftragseingang automatisieren — Email, Fax, PDF — alles automatisch
• API-Integration Kosten — Was kostet die ERP-Anbindung?
• ERP-Erweiterungen entwickeln — Individuelle Anpassungen
• Pilotprojekt starten — In 4 Wochen zum Ergebnis
• Individuelle Software entwickeln lassen — Der komplette Guide