Eingangsrechnungen lesen, prüfen, übergeben

Rechnungen automatisch verarbeiten

Name: KoBra ePOD API
Author: KoBra Dataworks

KI-Agenten lesen Eingangsrechnungen, prüfen Pflichtfelder, gleichen mit Bestellung und Wareneingang ab und übergeben einen vorbereiteten Buchungsvorgang an ERP, DATEV oder Buchhaltung.

KoBra Dataworks setzt KI-gestützte Prozessautomatisierung im deutschen Mittelstand um. Wir nutzen bewährte Agenten-Frameworks wie Hermes intern und OpenClaw für Kundenprozesse. Statt Rechnungen im Postfach oder Scan-Stapel zu lassen, werden sie zur strukturierten Datengrundlage Ihres Buchungs- und Freigabe-Workflows.

Kostenlosen KI-Potenzialcheck anfragen Detail-Guide lesen

Eingangsrechnung als Vorgang, nicht als PDF.

Rechnungen kommen per E-Mail, ZUGFeRD, XRechnung, Portal oder Post. KoBra liest Pflichtfelder aus, prüft gegen Bestellung und Wareneingang und legt einen vorbereiteten Buchungsvorgang an.

Pflichtfelder geprüft, Anomalien markiert.

Steuernummer, USt-ID, Rechnungs- und Leistungsdatum, Pflichtangaben nach §14 UStG, Skonto, Bestellnummer und Bankdaten werden strukturiert erfasst und mit Stammdaten abgeglichen.

Freigaben sauber, Audit-Trail komplett.

Vier-Augen-Prinzip, Schwellenwerte, Kostenstellen-Zuordnung. Jede Aktion ist protokolliert — der Agent ergänzt Ihre Buchhaltung um saubere Vorbereitung, ohne Verantwortung zu verschieben.

So wird Rechnungsverarbeitung produktiv automatisiert

Eingangskanäle bündeln

Alle Wege, auf denen Rechnungen reinkommen — E-Mail-Postfach, Lieferantenportale, ZUGFeRD-Anhänge, Scans — werden zentral angebunden.

Felder, Regeln und Stammdaten klären

Welche Pflichtfelder, welche Plausibilitätsregeln, welche Lieferanten- und Kostenstammdaten? Schwellenwerte und Freigabewege werden definiert.

Mit Folgesystemen verbinden

DATEV, lexware, sevDesk, Diamant, SAP Business One oder Microsoft Dynamics werden als Zielsysteme angebunden — über vorhandene Schnittstellen.

Mit echten Rechnungen pilotieren

Pilot mit Ihrem echten Rechnungsstapel. Akzeptanzkriterien (Genauigkeit, Eskalationsrate) werden vorher festgelegt — kein Live-Buchen ohne Tests.

Konkrete Beispiele aus dem Buchhaltungs-Alltag

Eine Rechnung ist erst dann automatisiert, wenn sie eine Buchung im richtigen System auslöst — sauber kontiert, korrekt freigegeben, ordentlich archiviert.

Lieferantenrechnung mit Bestellbezug

Rechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang geprüft, Mengen- und Preisabweichungen sichtbar gemacht.

Buchung ist vorbereitet, Klärungen gehen an Einkauf statt Buchhaltung.

Rechnung ohne Bestellnummer

Der Agent erkennt fehlende oder unklare Pflichtangaben und bereitet eine Rückfrage an den Lieferanten vor.

Skontofristen bleiben sichtbar, statt im Klärungsstapel zu versanden.

Wiederkehrende Rechnungen

Telefon, Strom, Software-Abos: erkannte Muster werden automatisch der richtigen Kostenstelle zugeordnet.

Routine-Rechnungen sind in Sekunden vorbereitet, nicht in Minuten.

Wofür eignet sich automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Situation	Geeignet?	Warum	Kontrolle
Strukturierte E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung)	Sehr gut	Maschinenlesbares Format, hohe Genauigkeit.	Plausibilitätsprüfung gegen Bestellung.
PDF-Rechnung mit Bestellbezug	Sehr gut	Pflichtfelder lassen sich extrahieren und gegen ERP-Daten prüfen.	Abweichungen gehen in Klärung.
Rechnung ohne Bestellbezug, mit Kostenstelle	Gut	Kontierungsvorschläge auf Basis vergangener Buchungen.	Buchung erst nach menschlicher Freigabe.
Komplexer Projektabrechnungs-Streit	Begrenzt	Bewertung erfordert Vertragsauslegung und Verhandlung.	Agent bereitet Akte vor, Sachbearbeitung entscheidet.

Häufige Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

Welche Rechnungsformate kann der Agent verarbeiten?

PDF (auch gescannt), ZUGFeRD und XRechnung sowie strukturierte Formate aus Lieferantenportalen. Bei reinen Papierrechnungen wird zuerst ein zuverlässiger Scan-Workflow eingerichtet, bevor der Agent übernimmt.

Welche ERP- und Buchhaltungssysteme werden unterstützt?

KoBra integriert über vorhandene APIs und Schnittstellen. Erfahrung gibt es u. a. mit DATEV (DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen), lexware, sevDesk, Diamant, SAP Business One sowie individuellen Lösungen. Wenn Ihr System eine API oder dokumentierte Importschnittstelle hat, kann der Agent angebunden werden.

Wer entscheidet bei Abweichungen?

Der Agent entscheidet nicht — er bereitet vor. Bei Mengen- oder Preisabweichungen, fehlenden Bestellnummern oder unklaren Pflichtangaben wird ein Klärungsvorgang erzeugt und der zuständigen Person zugewiesen. Buchungen erfolgen erst nach Freigabe gemäß Ihrer Schwellenwerte.

Ist die KI-gestützte Rechnungsverarbeitung GoBD- und DSGVO-konform?

Sie kann GoBD- und DSGVO-bewusst eingesetzt werden, wenn Datenflüsse, Aufbewahrung, Zugriffsrechte, unveränderliche Ablage und Protokollierung sauber definiert sind. Originale werden revisionssicher abgelegt, jede Verarbeitung ist nachvollziehbar protokolliert.

Wie schnell amortisiert sich die Automatisierung?

Hängt von Volumen, manuellem Aufwand pro Rechnung und Fehlerkosten ab. Bei mittelständischen Buchhaltungen mit hohem Rechnungsvolumen liegt die Amortisation typischerweise innerhalb weniger Monate. Im KI-Potenzialcheck rechnen wir das mit Ihren echten Zahlen durch.

Was machen wir, wenn ein Lieferant ein neues Rechnungsformat liefert?

Der Agent erkennt Abweichungen und legt unsichere Belege in eine Klärungs-Queue. Neue Lieferanten oder Formate werden über Beispiele schnell eingelernt — ohne Programmierung in der Buchhaltung.

Welcher Rechnungs-Workflow lohnt sich zuerst?

Im KI-Potenzialcheck rechnen wir mit Ihren echten Zahlen: Volumen pro Monat, Bearbeitungszeit pro Rechnung, Skontoausfälle, Klärungsaufwand. Sie bekommen eine ehrliche Aufwand-/Nutzen-Einschätzung — auch dort, wo Automatisierung nicht sinnvoll ist.

Kostenlosen KI-Potenzialcheck anfragen